Teil I – ERP-System (Verwaltung)¶

1. Einführung¶

EasySale ist ein cloudbasiertes Warenwirtschafts- und Shop-System bestehend aus drei Kernkomponenten:

ERP-System (Web-App): Die Verwaltungsoberfläche für Administratoren – beschrieben in Teil I dieses Handbuchs
Shop-System Mobile-App: Die native Bestell-App für Endkunden – beschrieben in Teil II
Shop-System Web-App: Der Web-basierte Online-Shop für Endkunden – beschrieben in Teil III

Systemarchitektur¶

Komponente	Beschreibung
ERP-System	Flutter Web-App für Administratoren – Verwaltung von Kunden, Artikeln, Bestellungen, Lager, Benachrichtigungen und Systemeinstellungen
Shop Mobile-App	Native Flutter-App (iOS & Android) für Endkunden – Artikelsuche, Bestellungen, Feed, Einkaufslisten
Shop Web-App	Flutter Web-App für Endkunden – identische Funktionen wie die Mobile-App, optimiert für Desktop-Browser
Cloud Functions	Serverlose Hintergrunddienste (Node.js) für Automatisierungen, Trigger, Jobs und Connectoren
Firebase	Firestore-Datenbank, Firebase Authentication, Cloud Storage, Cloud Messaging und Hosting

Anmeldung (ERP)¶

Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Passworts gelangen Sie zum Dashboard. Beim ersten Login wird automatisch ein Tutorial gestartet, das die wichtigsten Funktionen erklärt.

Auto-Logout bei Inaktivität¶

Der InactivityService überwacht Benutzerinteraktionen (Mausbewegung, Tastatureingabe, Touch). Nach einer konfigurierbaren Zeitspanne ohne Aktivität wird der Benutzer automatisch abgemeldet und zur Anmeldeseite weitergeleitet. Dies erhöht die Sicherheit bei unbeaufsichtigten Arbeitsplätzen.

2. Rollen & Berechtigungen¶

EasySale unterscheidet zwischen ERP-Benutzern (Verwaltung) und Shop-Benutzern (Endkunden). Jede Gruppe hat eigene Rollen mit unterschiedlichen Rechten.

2.1 ERP-Benutzerrollen¶

Im ERP-System gibt es drei Rollen, die hierarchisch aufeinander aufbauen:

Rolle	Icon	Beschreibung
Benutzer	👤	Eingeschränkter Zugriff – kann nur lesen, es sei denn, granulare Berechtigungen wurden explizit vergeben
Administrator	🛡️	Vollzugriff auf alle operativen ERP-Funktionen (Kunden, Artikel, Bestellungen, Einstellungen)
Superadministrator	🔒	Wie Administrator, zusätzlich: Benutzerverwaltung, Connector-Zugangsdaten, Audit-Logs

Berechtigungsmatrix ERP¶

Funktion	Benutzer	Administrator	Superadministrator
Kunden anzeigen	✅	✅	✅
Kunden erstellen/bearbeiten/löschen	⚙️ Nur mit Berechtigung	✅	✅
Artikel anzeigen	✅	✅	✅
Artikel erstellen/bearbeiten/löschen	⚙️ Nur mit Berechtigung	✅	✅
Bestellungen anzeigen	✅	✅	✅
Bestellungen erstellen/bearbeiten/löschen	⚙️ Nur mit Berechtigung	✅	✅
Bestellungen stornieren	⚙️ Nur mit Berechtigung	✅	✅
Systemeinstellungen verwalten	❌	✅	✅
ERP-Benutzer erstellen/bearbeiten/löschen	❌	❌	✅ Exklusiv
Benutzerrollen ändern	❌	❌	✅ Exklusiv
Benutzerberechtigungen konfigurieren	❌	❌	✅ Exklusiv
Connector-Zugangsdaten verwalten	❌	❌	✅ Exklusiv
Audit-Logs einsehen	❌	❌	✅ Exklusiv
Wartungsaufgaben verwalten	❌	👁️ Nur lesen	✅

⚙️ Granulare Berechtigungen: Benutzer mit der Rolle „Benutzer" können vom Superadministrator einzelne Berechtigungen erhalten (z. B. canCreateCustomers, canEditArticles, canCancelOrders). Diese Berechtigungen werden pro Benutzer in einem Berechtigungsprofil gespeichert.

Besonderheiten der Rollen¶

Was ein Administrator NICHT kann: - Keine ERP-Benutzer erstellen, bearbeiten oder löschen - Keine Benutzerrollen oder -berechtigungen ändern - Keinen Zugriff auf Connector-Zugangsdaten oder Audit-Logs - Kann einen Superadministrator nicht herabstufen

Was ein Superadministrator exklusiv kann: - Alle ERP-Benutzer verwalten (erstellen, bearbeiten, löschen) - Rollen für andere Benutzer ändern (außer andere Superadmins) - Granulare Berechtigungen konfigurieren - Connector-Zugangsdaten einsehen und ändern - Audit-Log-Protokolle lesen - Wartungsaufgaben erstellen und verwalten

Connector-Sperre¶

Wenn ein Connector als Quellsystem für eine Ressource aktiv ist (z. B. Business Central für Kunden), werden die entsprechenden Erstellungs-Berechtigungen automatisch gesperrt – auch für Administratoren. In diesem Fall können nur über den Connector neue Datensätze angelegt werden.

2.2 Shop-Benutzerrollen (Kundenbenutzer)¶

Im Shop-System (Mobile & Web) gibt es zwei Rollen pro Kundenkonto:

Rolle	Icon	Beschreibung
Benutzer	👤	Standard-Rolle – kann bestellen und den eigenen Kunden-Bereich einsehen
Administrator	⚙️	Erweiterte Rechte – kann zusätzlich Benutzer, Adressen, Lieferpausen und Einstellungen verwalten

Berechtigungsmatrix Shop¶

Funktion	Benutzer	Administrator
Artikel ansehen & durchsuchen	✅	✅
Bestellungen aufgeben	✅	✅
Eigene Bestellhistorie einsehen	✅	✅
Feed / Benachrichtigungen lesen	✅	✅
Einkaufslisten verwalten	❌	✅
Lieferadressen erstellen/bearbeiten/löschen	❌	✅
Lieferpausen verwalten	❌	✅
Kundeneinstellungen ändern	❌	✅
Neue Benutzer genehmigen/ablehnen	❌	✅
Benutzer verwalten (für eigenen Kunden)	❌	✅

Hinweis: Ein Shop-Benutzer mit der Rolle „Benutzer" kann Lieferadressen sehen, die vom ERP erstellt wurden, aber keine eigenen anlegen, bearbeiten oder löschen.

Automatische Administrator-Vergabe¶

Der erste Benutzer, der sich für ein Kundenkonto registriert, wird automatisch zum Administrator dieses Kunden. Alle weiteren Benutzer, die sich für dasselbe Kundenkonto registrieren, erhalten die Rolle „Benutzer".

Ein ERP-Administrator kann die Rolle jederzeit über die Registrierungsseite oder den Benutzer-Tab im Kunden ändern (Benutzer ↔ Administrator).

Multi-Kunden-Zugriff¶

Ein Shop-Benutzer kann mehreren Kundenkonten zugeordnet sein. Dabei können die Rollen pro Kunde unterschiedlich sein: - Benutzer kann z. B. für Kunde A „Administrator" und für Kunde B „Benutzer" sein - Das aktive Kundenkonto wird über die Kunden-Auswahl im Profil gewechselt - Die Rolle wird über den JWT-Claim adminCustomerIds gesteuert

2.3 JWT-Claims & Autorisierung¶

Die Zugriffskontrolle wird über Firebase Custom Claims im JWT-Token gesteuert:

ERP-Benutzer¶

Claim	Wert	Beschreibung
`appType`	`"erp"`	Kennzeichnet den Benutzer als ERP-Benutzer

Die konkreten Berechtigungen (Rolle + granulare Rechte) werden aus dem Firestore-Dokument users/{uid} gelesen.

Shop-Benutzer¶

Claim	Wert	Beschreibung
`appType`	`"shop"`	Kennzeichnet den Benutzer als Shop-Benutzer
`customerIds`	`["CUST001", "CUST002"]`	Array aller genehmigten Kundenkonten
`adminCustomerIds`	`["CUST001"]`	Teilmenge von `customerIds` – Kundenkonten, für die der Benutzer Administrator ist

Automatische Claim-Aktualisierung¶

Die JWT-Claims werden durch einen Cloud Function Trigger (onShopUserPermissionChanged) automatisch aktualisiert, wenn: - Ein Benutzer genehmigt wird → customerIds wird erweitert - Ein Benutzer abgelehnt oder gelöscht wird → customerIds wird bereinigt - Die Rolle geändert wird (Benutzer ↔ Administrator) → adminCustomerIds wird aktualisiert - Der Token wird beim nächsten Login oder Token-Refresh wirksam

3. Dashboard¶

Das Dashboard ist die Startseite des ERP-Systems und bietet einen umfassenden Überblick über die aktuellen Geschäftskennzahlen.

Zeitraum-Filter¶

Über den Dropdown-Filter oben rechts können folgende Zeiträume ausgewählt werden:

Zeitraum	Beschreibung
Heute	Daten des aktuellen Tages (stündliche Auflösung)
Gestern	Daten des Vortages (stündliche Auflösung)
Diese Woche	Aktuelle Kalenderwoche (tägliche Auflösung mit Wochentagen)
Letzte 30 Tage	Rollierender 30-Tage-Zeitraum (tägliche Auflösung)
Letzte 60 Tage	Rollierender 60-Tage-Zeitraum (tägliche Auflösung)
Dieser Monat	Aktueller Kalendermonat (tägliche Auflösung)
Letzter Monat	Vormonat (tägliche Auflösung)
Dieses Jahr	Aktuelles Kalenderjahr (monatliche Auflösung)
Letztes Jahr	Vorjahr (monatliche Auflösung)

Über den Aktualisieren-Button können die Daten manuell neu geladen werden. Das System prüft automatisch, ob zwischenzeitlich neue Bestellungen eingegangen sind, und zeigt ggf. eine Benachrichtigung an.

KPI-Leiste (Kurz-Informationen)¶

Am oberen Rand werden vier farblich kodierte Kennzahlenkarten angezeigt:

KPI	Icon	Farbe	Beschreibung
Aktive Nutzer-Sessions	👤 Personen-Icon	Blau	Summe der aktuellen Android- und iOS-Sessions im gewählten Zeitraum
Anzahl Kunden	👥 Gruppen-Icon	Grün	Gesamtzahl der einzigartigen Kunden im Zeitraum
Anzahl Bestellungen	🛒 Warenkorb-Icon	Orange	Gesamtzahl aller Bestellungen im Zeitraum
Umsatz	💶 Euro-Icon	Lila	Gesamtumsatz in EUR, formatiert mit Tausendertrennzeichen (z. B. „12.345,67 €")

Während die Daten geladen werden, wird ein Bindestrich „–" als Platzhalter angezeigt. Sobald die Daten verfügbar sind, erscheinen die formatierten Zahlen.

Statistik-Karten (2×2 Layout)¶

Unterhalb der KPI-Leiste werden vier Statistik-Karten in einem 2×2-Raster dargestellt:

Karte 1: Umsatzentwicklung (links oben)¶

Ein Liniendiagramm zeigt die Umsatzentwicklung im gewählten Zeitraum. Die Granularität passt sich automatisch an:

Zeitraum	Auflösung	X-Achsen-Beschriftung
Heute / Gestern	24 Stunden-Slots	`00:00`, `01:00`, ... `23:00`
Diese Woche	7 Tage	`Mo`, `Di`, `Mi`, `Do`, `Fr`, `Sa`, `So`
Letzte 30/60 Tage, Dieser/Letzter Monat	Wochen-Aggregation	`W1`, `W2`, `W3`, `W4`
Dieses/Letztes Jahr	12 Monate	`Jan`, `Feb`, `Mär`, ... `Dez`

Fehlende Zeitfenster werden automatisch mit 0 aufgefüllt, sodass das Diagramm immer ein vollständiges Bild zeigt. Die Y-Achse zeigt den Umsatz in Euro. Beim Hovern über einen Datenpunkt erscheint ein Tooltip mit dem exakten Wert.

Karte 2: Top 5 Artikel (rechts oben)¶

Eine Rangliste der fünf umsatzstärksten Artikel im gewählten Zeitraum:

Spalte	Beschreibung
Rang	Platzierung 1–5
Artikelname	Name des Artikels
Artikelnummer	Eindeutige Artikelnummer
Umsatz	Umsatzvolumen in EUR (grüner, fetter Text)

Jede Zeile ist anklickbar und navigiert direkt zur Artikeldetailseite. Über den Button „Alle anzeigen" kann eine vollständige, paginierte Liste aller Artikel nach Umsatz geöffnet werden.

Karte 3: Top Länder nach Umsatz (links unten)¶

Zeigt eine tabellarische Übersicht der umsatzstärksten Länder:

Spalte	Beschreibung
Flagge + Ländername	Länderflagge als Bild und lokalisierter Ländername
Bestellungen	Anzahl der Bestellungen (oranges Warenkorb-Icon)
Umsatz	Umsatzvolumen in EUR (lila Euro-Icon)

Die Zahlen werden im deutschen Format dargestellt (Punkt als Tausendertrenner, Komma als Dezimaltrenner). Die Liste ist scrollbar, falls mehr als 10 Länder vorhanden sind.

Karte 4: Top 5 Kunden (rechts unten)¶

Analog zur Top-5-Artikel-Karte, aber für Kunden:

Spalte	Beschreibung
Rang	Platzierung 1–5
Firmenname	Name des Kundenunternehmens
Kundennummer	Eindeutige Kundennummer
Umsatz	Umsatzvolumen in EUR (grüner, fetter Text)

Jede Zeile ist anklickbar und navigiert direkt zur Kundendetailseite. „Alle anzeigen" öffnet die vollständige Kundenliste nach Umsatz.

Statistik-Berechnung und Caching¶

Die Statistiken werden über Cloud Functions berechnet und serverseitig gecacht, um die Ladezeit zu minimieren:

„Heute" und „Diese Woche": Über den Aktualisieren-Button wird eine Live-Neuberechnung direkt als Cloud Function angestoßen. Die Ergebnisse werden sofort angezeigt.
Alle anderen Zeiträume: Werden aus dem Firebase-Cache geladen, der regelmäßig über geplante Jobs (siehe Kapitel 11) aktualisiert wird.
Automatische Erkennung: Das System prüft beim Zeitraumwechsel automatisch, ob neue Bestellungen eingegangen sind. Falls ja, wird eine Snackbar-Benachrichtigung eingeblendet: „Neue Bestellungen vorhanden – jetzt aktualisieren!"

Die Statistik-Berechnung ist hochoptimiert: - Feld-Selektion: Nur benötigte Felder werden geladen (~70 % Kostenreduktion) - Smart Caching: Abgeschlossene Zeiträume (z. B. „Letztes Jahr") werden übersprungen (~80 % Arbeitsersparnis) - Inkrementelle Updates: Nur Kunden mit neuen Bestellungen werden neu berechnet

Statistik-Drilldown¶

Jede Statistik-Karte bietet über den „Alle anzeigen"-Button einen Drilldown-Dialog mit paginierter Detailansicht:

Vollständige Liste: Zeigt nicht nur die Top-5, sondern alle Datensätze nach Umsatz sortiert
Such- und Filterfunktion: Suche nach Name, Nummer oder Kategorie
Paginierung: Seitenweise Navigation durch große Datenmengen
Navigation: Klick auf einen Eintrag navigiert direkt zur Kunden- oder Artikeldetailseite

4. Kunden¶

Die Kundenverwaltung ist der zentrale Bereich für alle kundenbezogenen Informationen und Aktionen.

Kundenübersicht¶

Suche: Volltextsuche nach Firmenname, Kundennummer oder weiteren Feldern (N-Gram-basiert für schnelle Ergebnisse)
Filter: Filterung nach Kundenkategorie über Dropdown
Sortierung: Sortierbare Spalten in der Tabellenansicht
Kundenliste: Tabellarische Ansicht mit Firmenname, Kundennummer, Kategorie und Status

Kunden erstellen (Editor)¶

Über den „Neuer Kunde"-Button öffnet sich der Kunden-Editor als Ganzseitenansicht mit folgenden Formularabschnitten:

Allgemeine Daten¶

Feld	Beschreibung	Pflicht
Firmenname	Name des Kundenunternehmens	✅
Kundennummer	Eindeutige Kennung (wird gegen Validierungsregeln geprüft, siehe Kapitel 11.1)	✅
Kategorie	Kundenkategorie (Dropdown)	❌
Sprache	Bevorzugte Sprache	✅
Land	Zugehöriges Land	✅

Kontaktdaten¶

Feld	Beschreibung
E-Mail	E-Mail-Adresse
Telefon	Festnetznummer
Mobil	Mobilnummer
Fax	Faxnummer
Website	Firmen-Website (URL)

Adressdaten¶

Feld	Beschreibung
Straße	Straße und Hausnummer
PLZ	Postleitzahl
Ort	Stadt
Land	Land (Dropdown)

Liefertage¶

Auswahl der Wochentage, an denen der Kunde beliefert wird
Standard: Systemweite Liefertage werden vorausgewählt

Erweiterte Einstellungen¶

Feld	Beschreibung
Mindestbestellmenge	Minimale Bestellmenge pro Auftrag
Mindestbestellwert	Minimaler Bestellwert in EUR
Preisanzeige im Shop	Ob Preise im Shop sichtbar sind
Benachrichtigungsgruppen	Zuordnung zu Benachrichtigungsgruppen
Kundenlisten	Zuordnung zu Kundenlisten

Nach dem Speichern wird der Kunde in Firestore angelegt und die automatische Artikelzuweisung basierend auf Kategorien ausgelöst (Trigger: onCustomerCreated).

Kundensperre¶

Kunden können über den Sperren-Button (🔒) in der Kundendetailseite gesperrt werden:

Zustand	Beschreibung
Entsperrt	Normaler Betrieb – Kunde kann Bestellungen aufgeben
Gesperrt	Kunde kann sich nicht im Shop anmelden und keine Bestellungen aufgeben

Beim Sperren wird ein Bestätigungsdialog angezeigt. Der Sperr-Status wird in den Kundenstammdaten gespeichert und über die JWT-Claims an die Shop-Apps propagiert.

Jahreskalender-Ansicht¶

Im Kunden-Stammdaten-Tab kann über einen Button die Jahreskalender-Ansicht (YearDaysOverviewWidget) aufgerufen werden. Diese zeigt eine kompakte Jahresübersicht aller Liefertage:

Grüne Tage: Reguläre Liefertage
Rote Tage: Lieferpausen des Kunden
Graue Tage: Feiertage und Betriebsferien
Wochenenden: Abgedunkelt dargestellt
Hilft bei der visuellen Planung von Lieferpausen und Betriebsferien

Kundenspezifische Liefermuster¶

Neben der einfachen Wochentag-Auswahl können für Kunden auch benutzerdefinierte Liefermuster konfiguriert werden:

Lieferzyklus	Beschreibung	Beispiel
Täglich	Lieferung an jedem Werktag	Mo–Fr
Wöchentlich	Lieferung an festen Wochentagen	Jeden Di und Do
14-tägig	Lieferung alle zwei Wochen	Alle 2 Wochen Mittwoch
Monatlich	Lieferung an einem festen Tag im Monat	Am 1. und 15. jeden Monats
Benutzerdefiniert	Individuelles Muster über `CustomPatternEditorDialog`	Freie Konfiguration

Das System berechnet anhand des Liefermusters und der globalen Liefertage-Einstellungen automatisch den nächsten Liefertermin.

Kundendetailseite (9 Tabs)¶

Tab 1: Stammdaten¶

Die Stammdaten-Seite ist in mehrere Blöcke unterteilt, die jeweils über einen Bearbeitungs-Button einzeln editiert werden können.

4-Wochen-Lieferkalender¶

Am oberen Rand wird ein horizontaler 4-Wochen-Kalender angezeigt, der die Liefertage des Kunden visuell darstellt: - Liefertage sind farblich hervorgehoben - Lieferpausen und Feiertage werden markiert - Der Kalender ist anklickbar und kann erweitert werden - Daten werden aus dem Lieferpausen-System geladen

Einstellungen-Block¶

Über den Bearbeiten-Button (✏️) öffnet sich der Kunden-Einstellungen-Dialog:

Feld	Beschreibung
Firmenname	Name des Unternehmens
Kundennummer	Eindeutige Kennung (wird bei der Registrierung und im Shop verwendet)
Kategorie	Kundenkategorie (farblich markiert, über Dropdown wählbar)
Sprache	Bevorzugte Sprache des Kunden (bestimmt die Sprache der Shop-Oberfläche)
Land	Zugehöriges Land (beeinflusst Artikelverfügbarkeit und Lieferbedingungen)
Mindestbestellmenge	Minimale Bestellmenge pro Auftrag (wird im Shop erzwungen)
Mindestbestellwert	Minimaler Bestellwert in EUR (wird im Shop erzwungen)
Preisanzeige	Ob Preise im Shop angezeigt werden (Ein/Aus)
Telefonliste	Ob der Kunde auf der Telefonliste erscheint (Ein/Aus)
Kein Bedarf bis	Datum, bis zu dem der Kunde nicht bestellt – der Kunde wird im angegebenen Zeitraum als „inaktiv" markiert
Profilbild	Upload eines Kunden-Logos oder -Fotos
Gesperrt	Ob der Kunde gesperrt ist (keine Bestellungen möglich)
Benutzerdefinierte Felder	Konfigurierbare Zusatzfelder je nach Client-Konfiguration

Kontakt-Block¶

Über den Bearbeiten-Button öffnet sich der Kunden-Kontakt-Dialog:

Feld	Beschreibung
E-Mail	E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
Telefon	Festnetznummer
Mobil	Mobilnummer
Fax	Faxnummer (falls vorhanden)
Website	Firmen-Website (URL)

Adress-Block¶

Über den Bearbeiten-Button öffnet sich der Kunden-Adress-Dialog:

Feld	Beschreibung
Straße	Straße und Hausnummer
PLZ	Postleitzahl
Ort	Stadt
Land	Land (Dropdown-Auswahl)

Die hier eingegebene Adresse dient als Rechnungsadresse und als Standard-Lieferadresse, sofern keine separate Lieferadresse hinterlegt ist.

Liefertage-Block¶

Über den Bearbeiten-Button öffnet sich der Liefertage-Dialog: - Auswahl, an welchen Wochentagen der Kunde beliefert werden kann - Individuelle Abweichung von den systemweiten Liefertagen möglich

Tab 2: Artikel¶

Zeigt alle dem Kunden zugewiesenen Artikel an. Die Zuordnung erfolgt über die Artikelzuweisung (siehe Artikeldetail, Tab 4).

Suche & Filter¶

Volltextsuche: N-Gram-basierte Suche nach Artikelname und -nummer (min. 3 Zeichen)
Kategoriefilter: Dropdown-Auswahl einer Artikelkategorie zur Einschränkung der Ergebnisse
Kombination: Suche und Kategorie können gleichzeitig verwendet werden

Pagination¶

Lazy Loading: Artikel werden in Blöcken von 30 Stück nachgeladen
Unendliches Scrollen: Beim Erreichen des Listenendes werden automatisch weitere Artikel geladen
Lade-Indikator: Spinner am Ende der Liste zeigt laufendes Nachladen an

Artikelkarten-Anzeige¶

Jeder Artikel wird als Karte dargestellt mit:

Element	Beschreibung
Artikelbild	Vorschaubild (erstes Bild aus der Bildergalerie) oder Platzhalter-Icon
Artikelname	Hauptbezeichnung des Artikels
Artikelnummer	Eindeutige Kennung
Preis	Standardpreis der Standard-Variante (falls Preisanzeige aktiviert)
Kategorie-Badge	Farbiger Chip mit Kategoriename

Klick auf eine Artikelkarte navigiert direkt zur Artikeldetailseite.

Tab 3: Benutzer¶

Tabellarische Übersicht aller Benutzerkonten, die dem Kunden zugeordnet sind.

Tabellenspalten¶

Spalte	Beschreibung
E-Mail	E-Mail-Adresse des Benutzers (aus Firebase Authentication)
Sprache	Bevorzugte Sprache des Benutzers (z. B. DE, EN)
Benutzertyp	`Benutzer` oder `Administrator` – Administratoren können weitere Benutzer verwalten
Registrierungsstatus	Ausstehend (🟠), Genehmigt (🟢) oder Abgelehnt (🔴) – mit farbigem Badge
AGB akzeptiert	Ob und welche AGB-Version der Benutzer akzeptiert hat
Statusdatum	Datum der letzten Statusänderung (z. B. Genehmigungsdatum)

Aktionen pro Benutzer¶

Aktion	Beschreibung
✅ Genehmigen	Setzt den Status auf „Genehmigt" – Benutzer erhält Zugang zum Shop. JWT-Claims werden automatisch aktualisiert.
❌ Ablehnen	Setzt den Status auf „Abgelehnt" – Zugang wird verweigert
✏️ Bearbeiten	Öffnet Dialog zur Bearbeitung von Name, Sprache und Benutzertyp
🗑️ Löschen	Entfernt den Benutzer vollständig (Firebase Auth + Firestore). Bestätigungsdialog erforderlich.

Hinweis: Der erste Benutzer, der sich für einen Kunden registriert, wird automatisch zum Administrator dieses Kunden. Weitere Benutzer erhalten standardmäßig den Typ „Benutzer".

Tab 4: Bestellungen¶

Paginierte Tabelle aller Bestellungen dieses Kunden.

Tabellenspalten¶

Spalte	Beschreibung
Bestellnummer	z. B. „ORD-2025-001" – klickbar, öffnet die Bestelldetailseite
Betrag	Gesamtbetrag der Bestellung in der hinterlegten Währung
Status	Farbkodiertes Badge: Ausstehend (🟠), Bestätigt (🔵), In Bearbeitung (🔵), Versendet (🟢), Geliefert (🟢 dunkel), Storniert (🔴)
Bestelldatum	Formatiert als „dd.MM.yyyy HH:mm"

Sortierbar nach jeder Spalte (Klick auf Spaltenüberschrift)
Standard-Sortierung: Neueste Bestellungen zuerst
Direkter Klick auf eine Bestellzeile öffnet die Bestelldetailseite
Server-seitige Paginierung mit „Mehr laden"-Button

Tab 5: Statistiken¶

Kundenspezifische Umsatz- und Bestellstatistiken mit interaktiven Diagrammen.

KPI-Karten (4 Karten)¶

KPI	Format	Beispiel
Gesamtbestellungen	Anzahl	„42 Bestellungen"
Gesamtumsatz	Währung	„€ 12.345,67"
Durchschnittlicher Bestellwert	Währung	„€ 294,20"
Bestellte Artikel (Unique)	Anzahl	„18 Artikel"

Umsatzdiagramm¶

Ein Linien-/Balkendiagramm zeigt den Umsatzverlauf über die gewählte Zeitperiode:

Zeitraum	Granularität
Heute	Stündlich (0–23 Uhr)
Gestern	Stündlich (0–23 Uhr)
Letzte 7 Tage	Täglich
Letzte 30 Tage	Täglich
Dieser Monat	Täglich
Letzter Monat	Täglich
Dieses Jahr	Wöchentlich
Letztes Jahr	Wöchentlich

X-Achse: Zeitperiode
Y-Achse: Umsatz in EUR

Top-Artikel-Karte¶

Zeigt die Top 5 der meistbestellten Artikel dieses Kunden:

Spalte	Beschreibung
Artikelnummer	Eindeutige Kennung
Artikelname	Bezeichnung
Menge	Gesamtmenge aller Bestellungen
Umsatz	Gesamtumsatz für diesen Artikel

Klick auf einen Artikel navigiert zur Artikeldetailseite.

Datenladung¶

Statistiken werden aus Firebase-Cache geladen (vorberechnet)
Aktualisierungsbutton (↻) oben rechts zum Neuladen
Leerer Zustand: Zeigt Nullwerte, wenn keine Bestelldaten vorhanden

Tab 6: Feed¶

Der Feed ist ein leistungsfähiges Kommunikationswerkzeug, über das Inhalte direkt an den Kunden gesendet werden können. Der Feed unterstützt vier verschiedene Eintragstypen und bietet einen vollständigen Editor.

Eintragstypen¶

Typ	Darstellung	Beschreibung
Push-Benachrichtigung	iOS-Benachrichtigungs-Banner-Stil	Kurze Nachricht, die als Push-Notification auf dem Gerät des Kunden erscheint
In-App-Nachricht	Instagram-Post-ähnliches Layout	Rich-Text-Nachricht mit Bildern und Formatierung, sichtbar im Feed der Shop-App
Dokument	Dokumentenliste	Anhänge (PDF, Dateien) die dem Kunden zur Verfügung gestellt werden
Systemnachricht	Minimalistischer Stil	Automatisch generierte Systemmeldungen (z. B. Statusänderungen)

Felder pro Feed-Eintrag¶

Feld	Beschreibung
Titel	Überschrift des Eintrags (max. 2 Zeilen, danach ausklappbar)
Inhalt	Rich-Text-Body mit Formatierungsunterstützung (Fett, Kursiv, Links)
Typ	Einer der 4 Eintragstypen (siehe oben)
Status	Zustellstatus: Ausstehend, Gesendet, Zugestellt, Fehlgeschlagen
Erstellt am	Zeitstempel (wird als relative Zeit angezeigt, z. B. „vor 5 Minuten")
Sprache	Sprache des Inhalts (Deutsch, Englisch usw.)
Bilder	Bildkarussell (bis zu 500px Höhe)
Dokumente	Angehängte Dateien
Zustellinfo	Metadaten zur Zustellung (bei Push- und Systemnachrichten)

Suche & Filter¶

Textsuche: Volltextsuche über Titel und Inhalt
Typfilter: Dropdown zur Einschränkung auf einen Eintragstyp (Push, InApp, Dokument, System)
Sprachfilter: Dynamisch basierend auf den Sprachen der Kundenbenutzer
Pagination: 20 Einträge pro Seite mit Nachladen

Feed-Editor (4-Tab-Dialog)¶

Zum Erstellen neuer Feed-Einträge öffnet sich ein Dialog mit 4 Tabs:

Tab 1: Kundenauswahl - Einzelkunden- oder Mehrfachauswahl über Picker-Dialog - Vorselektiert mit dem aktuell geöffneten Kunden

Tab 2: Inhalt - Titel-Feld: Pflichtfeld für die Überschrift - Rich-Text-Editor (Quill): Formatierungsmöglichkeiten für Fett, Kursiv, Unterstrichen, Links, Listen - Sprachauswahl: Inhalte können pro Sprache separat erfasst werden

Tab 3: Dokumente - Datei-Upload per Drag & Drop oder Dateiauswahl - PDF- und andere Dateiformate unterstützt - Upload nach Firebase Storage mit Fortschrittsanzeige

Tab 4: Sendeoptionen - Push/In-App-Toggle: Ob als Push-Benachrichtigung und/oder In-App-Nachricht gesendet wird - Zeitplanung: Sofort senden oder für späteren Zeitpunkt planen

Aktionen auf Feed-Einträgen¶

Aktion	Beschreibung
Aufklappen	Inline-Ansicht des vollständigen Inhalts mit Bildern
Zustelldetails	Klick auf Zustell-Badge zeigt detaillierte Zustellprotokolle
Bearbeiten	Editor erneut öffnen (nur für Entwürfe)
Löschen	Eintrag entfernen (Bestätigungsdialog erforderlich)

Tab 7: Einkaufslisten¶

Einkaufslisten ermöglichen es Kunden, in der Shop-App Artikelsammlungen zusammenzustellen. Im ERP können Administratoren diese Listen einsehen und verwalten.

Einkaufslisten-Felder¶

Feld	Beschreibung
Titel	Name der Einkaufsliste (Pflichtfeld)
Beschreibung	Optionale Notizen zur Liste
Kunden-ID	Zugehöriger Kunde
Artikelpositionen	Array mit einzelnen Listenpositionen

Felder pro Listenposition¶

Feld	Beschreibung
Artikelnummer	Referenz auf den Artikel
Artikelname	Anzeigename
Menge	Gewünschte Bestellmenge
Kommentar	Benutzernotiz zur Position (im ERP editierbar)
Status	Erledigungsstatus der Position

Darstellung¶

Listenansicht mit Einkaufslistennamen als Überschriften
Pro Liste wird ein Artikel-Zähler-Badge angezeigt
Leerer Zustand: Hinweismeldung mit Erstellen-Aktion

Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
Erstellen	Neue Einkaufsliste über den „+"-Button anlegen
Bearbeiten	Titel und Beschreibung im Editor-Dialog ändern
Löschen	Liste entfernen (Bestätigungsdialog erforderlich)
Positionen hinzufügen	Über Inline-UI oder Artikelpicker
Position entfernen	Einzelne Position aus der Liste löschen

Hinweis: Einkaufslisten werden über Mobile-App UND ERP gleichzeitig verwaltet. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert.

Tab 8: Lieferadressen¶

Verwaltung aller Lieferadressen des Kunden. Jeder Kunde kann mehrere Lieferadressen hinterlegen, die bei der Bestellung im Shop zur Auswahl stehen.

Adressfelder¶

Feld	Beschreibung
Firma	Firmenname an der Lieferadresse (optional)
Kurzname	Spitzname für die Adresse (z. B. „Hauptlager", „Filiale Süd")
Straße	Straßenname
Hausnummer	Hausnummer
PLZ	Postleitzahl
Ort	Stadt
Bundesland	Bundesland/Provinz (optional)
Land	Land (Dropdown-Auswahl, erbt den Standard vom Kunden)
Standard	Boolean-Flag: Markiert die Adresse als Standard-Lieferadresse

Darstellung¶

Jede Adresse wird als Karte dargestellt mit farbigem Akzentstrich (3px, links)
Vollständigkeits-Indikator: Badge zeigt an, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Standard-Badge: Die als Standard markierte Adresse erhält ein visuelles Kennzeichen
Responsives Layout mit kompakten Labels
Leerer Zustand: Hinweismeldung mit Erstellen-Button

Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
Erstellen	Neue Lieferadresse über den „+"-Button anlegen (erfordert Bearbeitungsberechtigung)
Bearbeiten	Adressdaten im Editor-Dialog ändern (Stift-Icon pro Karte)
Löschen	Adresse entfernen (Papierkorb-Icon pro Karte, erfordert Bearbeitungsberechtigung)
Als Standard setzen	„Als Standard markieren"-Button – setzt das `isDefault`-Flag und entfernt es von der bisherigen Standardadresse

Tab 9: Einstellungen¶

Kundenspezifische Konfigurationen, unterteilt in zwei aufklappbare Sektionen.

Sektion 1: Benachrichtigungsgruppen¶

Zeigt alle verfügbaren Benachrichtigungsgruppen an, denen der Kunde zugeordnet werden kann:

Aufklappbare Sektion mit Icon, Titel und Pfeil-Symbol (dreht sich beim Aufklappen)
Pro Gruppe wird ein Toggle-Schalter angezeigt (Ein/Aus)
Der Toggle bestimmt, ob der Kunde Benachrichtigungen dieser Gruppe erhält
Badge-Zähler in der Sektionsüberschrift zeigt die Anzahl aktiver Gruppen
Änderungen werden sofort in Firebase gespeichert

Beispiel-Gruppen: „Angebote & Aktionen", „Neue Artikel", „Bestellstatus-Updates", „Newsletter"

Sektion 2: Kundenlisten¶

Verwaltung der Kundenlistenzugehörigkeit:

Aufklappbare Sektion analog zu den Benachrichtigungsgruppen
Zwei-Spalten-Layout: Verfügbare Listen (links) | Ausgewählte Listen (rechts)
Checkbox-Toggles für jede Liste
Pro Liste wird der Listenname und die aktuelle Artikelanzahl angezeigt
Optimistische UI-Updates: Toggle wird sofort visuell umgeschaltet, Speicherung erfolgt asynchron
Änderungen werden in Firebase persistiert

Layout beider Sektionen¶

Icon + Titel + Untertitel pro Sektion
Trennlinie zwischen den Sektionen
Scrollbereich für lange Inhalte

Aktionen auf der Kundenseite¶

Tab-Badges¶

Jeder Kunden-Tab zeigt ein Zähler-Badge an, das die Anzahl der Einträge darstellt: - Artikel-Tab: Anzahl zugewiesener Artikel - Benutzer-Tab: Anzahl registrierter Benutzer - Bestellungen-Tab: Anzahl der Bestellungen - Feed-Tab: Anzahl der Feed-Einträge - Einkaufslisten-Tab: Anzahl der Listen - Lieferadressen-Tab: Anzahl der Adressen

Verfügbare Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
Bearbeiten	Stammdaten ändern über den Bearbeitungs-Dialog (Stift-Icon in jedem Block)
Löschen	Kunde löschen – mit Validierung: Löschung wird verhindert, wenn aktive Bestellungen oder zugeordnete Benutzer existieren. Bestätigungsdialog erforderlich.
Telefonliste generieren	Export der Telefonliste als PDF oder Excel
Kunde sperren / entsperren	Blockiert den Shop-Zugang des Kunden – gesperrte Kunden können keine Bestellungen aufgeben

Client-Konfigurationsüberschreibungen¶

Über die Client-Konfiguration (ClientConfig) können bestimmte Tabs für einzelne Mandanten deaktiviert oder umbenannt werden. Tabs, die in der Konfiguration als „deaktiviert" markiert sind, werden in der Kunden-Detailseite nicht angezeigt.

5. Artikel¶

Die Artikelverwaltung ermöglicht die vollständige Pflege des Sortiments.

Artikelübersicht¶

Suche: Volltextsuche nach Artikelname, Artikelnummer, Beschreibung
Filter: Filterung nach Artikelkategorien und -gruppen
Unterseiten: Artikelliste, Artikelgruppen, Kategorien-Verwaltung

Artikeldetailseite (6 Tabs)¶

Tab 1: Stammdaten¶

Feld	Beschreibung
Artikelname	Bezeichnung des Artikels
Artikelnummer	Eindeutige Nummer
Preis	Standardpreis (wird auf Variantenebene definiert)
Mengeneinheit	z. B. Stück, kg, Liter
Steuer	Steuersatz
EAN-Code	Barcode / GTIN
Verfügbarkeit	Aktiviert/Deaktiviert
Im Shop anzeigen	Sichtbarkeit im Online-Shop
Lagerverfolgung	Ob Bestand verfolgt wird
Kategorien	Zugeordnete Artikelkategorien
Länderverfügbarkeit	In welchen Ländern verfügbar
Benutzerdefinierte Felder	Konfigurierbare Zusatzfelder

Tab 2: Beschreibungen¶

Mehrsprachige Beschreibungen (Deutsch, Englisch und weitere)
Separate Felder pro Sprache
Badge zeigt die Anzahl der ausgefüllten Sprachen an
KI-Übersetzung (falls aktiviert): Button zur automatischen Übersetzung der Beschreibung in alle aktiven Sprachen – bestehende Texte werden nicht überschrieben, nur leere Felder befüllt

Tab 3: Artikelvarianten¶

Varianten definieren verschiedene Ausführungen eines Artikels (z. B. Größen, Farben):

Feld	Beschreibung
Variantenname	z. B. „Rot Groß"
Variantennummer	Eigene SKU/Nummer
Preis	Variantenspezifischer Preis
Menge	Menge pro Einheit
Verfügbarkeit	Aktiviert/Deaktiviert
Im Shop anzeigen	Sichtbarkeit im Shop
Bestand	Aktueller Lagerbestand (bei aktiver Lagerverfolgung)
Soll-Bestand	Gewünschter Bestandslevel
Meldebestand	Mindestbestand, ab dem gewarnt wird
Anzeigelimit	Maximale Bestandsanzeige im Shop (für Künstliche Knappheit)
Knappheit bis	Ablaufdatum der Knappheitsanzeige
Standard-Variante	Markierung als Standardvariante (⭐)
Bilder	Variantenspezifische Bilder mit Sortierung

Varianten können per Drag & Drop sortiert, bearbeitet und gelöscht werden.

Tab 4: Artikelzuweisung¶

Steuerung der Sichtbarkeit eines Artikels für bestimmte Kunden:

Automatische Zuweisung: Über Kundenkategorien – alle Kunden einer Kategorie sehen den Artikel
Manuelle Zuweisung: Einzelne Kunden können direkt zugeordnet oder ausgeschlossen werden
Varianten-Level: Zuweisung kann auf Artikelebene oder pro Variante erfolgen

Tab 5: Bilder¶

Upload von Artikelbildern (Drag & Drop)
Sortierung per Drag & Drop (Index-basiert)
Erstes Bild = Hauptbild in der Artikelliste
Bildvorschau und Löschen

Tab 6: Dokumente¶

Anhängen von Dokumenten (PDF, Spezifikationen, Datenblätter)
Dokumenttypen werden in den Einstellungen definiert
Such- und Filterfunktion
Upload und Download

Artikel können mit Werbe-Bannern versehen werden:

Feld	Beschreibung
Bannertitel	Mehrsprachiger Titel (z. B. „Sonderangebot")
Gültig von / bis	Zeitraum, in dem das Banner angezeigt wird
Hintergrundfarbe	Individuelle Farbe des Banners
Schriftfarbe	Farbe des Bannertexts

Banner werden automatisch über einen Job aktiviert/deaktiviert (siehe Job: Dokumenten-Gültigkeit prüfen).

Artikel-Aktionen¶

Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Artikels mit nächster freier Artikelnummer
Löschen: Mit Validierung – Artikel, die in aktiven Bestellungen referenziert werden, können nicht gelöscht werden

6. Bestellungen¶

Die Bestellverwaltung bietet eine vollständige Übersicht und Steuerung aller eingehenden Bestellungen. Bestellungen können sowohl von Kunden über die Shop-App aufgegeben als auch direkt im ERP manuell erstellt werden.

Bestellung erstellen / bearbeiten (Editor)¶

Über den „Neue Bestellung"-Button oder das Bearbeitungs-Icon einer bestehenden Bestellung öffnet sich der Bestell-Editor-Dialog:

Schritt 1: Kundenauswahl¶

Element	Beschreibung
Kundensuche	Suche nach Kundenname oder -nummer
Kundenkarte	Zeigt den ausgewählten Kunden mit Name, Nummer und Kategorie
Lieferadresse	Dropdown-Auswahl der hinterlegten Lieferadressen des Kunden

Schritt 2: Artikelauswahl¶

Element	Beschreibung
Artikelsuche	Volltextsuche über alle dem Kunden zugewiesenen Artikel
Variantenauswahl	Dialog zur Auswahl der gewünschten Variante (mit Bild, Preis, Verfügbarkeit)
Mengensteuerung	Increment/Decrement-Buttons sowie direktes Eingabefeld
Positionsliste	Live-Übersicht aller hinzugefügten Positionen mit Einzelpreis und Summe

Schritt 3: Bestelldetails¶

Feld	Beschreibung
Lieferdatum	Datumspicker – berechnet automatisch den nächsten verfügbaren Liefertag
Bestellnotizen	Freitext-Kommentarfeld
Rabatt	Optionaler Rabatt in % oder absolut

Schritt 4: Bestätigung¶

Zusammenfassung aller Positionen mit Preisberechnung
Gesamtbetrag wird angezeigt
„Bestellung aufgeben"-Button erstellt die Bestellung in Firestore

Hinweis: Bei der ERP-seitigen Bestellerstellung gelten dieselben Server-seitigen Validierungen wie bei Shop-Bestellungen (Preisvalidierung, Verfügbarkeitsprüfung, Mindestbestellwert).

Bestellübersicht¶

Die Bestellübersicht zeigt alle Bestellungen in einer paginierten Tabelle.

Tabellenspalten¶

Spalte	Beschreibung
☐ Auswahl	Checkbox für Massenaktionen (links)
Bestellnummer	z. B. „ORD-2025-001" – klickbar, öffnet die Detailseite
Kunde	Kundenname + Kundennummer
Betrag	Gesamtbestellwert in Währung
Status	Farbkodiertes Status-Badge
Bestelldatum	Formatiert als „dd.MM.yyyy HH:mm"
Aktionen	Icon-Buttons: Anzeigen, Bearbeiten, Löschen

Suche¶

Die Suche unterstützt drei Suchfelder mit einheitlichen Validierungsregeln:

Suchfeld	Beschreibung
Kundennummer	Prefix-basierte Suche, min. 3 / max. 7 Zeichen (automatisch abgeschnitten)
Kundenname	Partielle Namenssuche, min. 3 / max. 7 Zeichen
Bestellnummer	Prefix-basierte Suche, min. 3 / max. 7 Zeichen

Hinweis: Bei weniger als 3 eingegebenen Zeichen wird keine serverseitige Suche ausgelöst, um die Datenbankbelastung gering zu halten.

Dynamische Filter¶

Filter	Beschreibung
Status	Dropdown: Ausstehend, Bestätigt, In Bearbeitung, Versendet, Geliefert, Storniert, Abgelehnt
Zeitraum	Datumsbereichs-Auswahl (von–bis)
Betrag	Betragsbereichs-Filter

Massenaktionen¶

Über die Checkboxen links können mehrere Bestellungen ausgewählt werden:

Massenaktion	Beschreibung
PDF-Export	Alle ausgewählten Bestellungen als einzelne PDFs oder Sammel-PDF exportieren
Excel-Export	Alle ausgewählten Bestellungen in eine Excel-Datei exportieren
Massenstatus-Änderung	Status aller ausgewählten Bestellungen gleichzeitig ändern
Massenlöschung	Alle ausgewählten Bestellungen löschen (Bestätigungsdialog)

Aktionen pro Zeile¶

Aktion	Beschreibung
👁️ Anzeigen	Öffnet Seitenpanel mit vollständigen Bestelldetails
✏️ Bearbeiten	Öffnet den Bestellungs-Editor-Dialog
📋 Duplizieren	Erstellt eine Kopie der Bestellung
🗑️ Löschen	Einzelne Bestellung löschen (Bestätigungsdialog)

Pagination¶

Server-seitige Paginierung: 100 Einträge pro Seite
„Mehr laden"-Button am Ende der Liste
Filter und Suchbegriffe bleiben beim Nachladen erhalten

Bestellstatus-Workflow¶

Jede Bestellung durchläuft folgende Status:

Ausstehend (0) → Bestätigt (1) → In Bearbeitung (2) → Versendet (3) → Geliefert (4)
                       ↓
                 Storniert (5)

Server-Ablehnung: Abgelehnt (6)

Status	Farbe	Beschreibung
Ausstehend	Orange	Bestellung eingegangen, noch nicht bestätigt
Bestätigt	Grün	Bestellung bestätigt – Bestand wird reduziert, Export-Queue wird aktiv
In Bearbeitung	Blau	Bestellung wird kommissioniert/produziert
Versendet	Lila	Bestellung ist auf dem Versandweg
Geliefert	Grün (dunkel)	Bestellung wurde zugestellt
Storniert	Rot	Bestellung wurde storniert – Bestand wird wiederhergestellt
Abgelehnt	Rot (dunkel)	Server hat die Bestellung abgelehnt (z. B. Preismanipulation)

Automatische Aktionen bei Statuswechsel¶

Statuswechsel	Automatische Aktion
→ Bestätigt	Lagerbestand wird um Bestellmenge reduziert; Bestellhistorie-Eintrag wird erstellt; Bestellung wird in die Export-Queue eingereiht
→ Storniert (wenn vorher bestätigt)	Lagerbestand wird wiederhergestellt; Export-Queue-Eintrag wird entfernt; Bestandshistorie wird aktualisiert
→ Storniert (wenn ausstehend)	Keine Auswirkung auf den Bestand

Bestelldetailseite¶

Die Detailseite einer Bestellung ist in 8 klar getrennte Bereiche unterteilt:

Wenn ein Connector für den Bestell-Export konfiguriert ist, wird oben ein Sync-Status-Banner angezeigt: - Zeigt den aktuellen Synchronisierungsstatus mit dem externen System - Farbkodiert je nach Status (Grün = Synchronisiert, Orange = Ausstehend, Rot = Fehlgeschlagen) - Letzte Sync-Zeitstempel wird angezeigt - Bei Fehlern: Fehlermeldung und „Erneut versuchen"-Option

2. Kopfbereich¶

Element	Beschreibung
Bestellnummer	Groß und fett mit „#"-Prefix (z. B. „#12345")
Status-Badge	Farbiger Punkt + lokalisierter Statustext
Berechnetes Lieferdatum	Automatisch berechnet aus Bestelldatum + Liefertage-Konfiguration
Tatsächliches Lieferdatum	Manuell gesetzt, wenn die Bestellung als „Versendet" markiert wird
Bestelldatum	Vollständige Datums- und Zeitangabe
Kundeninformation	Kundenname und -nummer (klickbar → navigiert zum Kunden)

3. Bestelldetails¶

Feld	Beschreibung
Bestell-ID	Interne Firestore-Dokument-ID
Rabatt	Rabattanteil in % und absoluter Betrag
Versandkosten	Falls konfiguriert
Bestellnotizen	Freitext-Kommentar des Kunden (großes Textfeld)

4. Positionsliste¶

Tabelle aller Bestellpositionen mit folgenden Spalten:

Spalte	Beschreibung
Artikelnummer	SKU/Variantennummer
Artikelname	Bezeichnung inkl. Varianteninformation (z. B. „Shirt – Rot, Größe L")
Einzelpreis	Preis pro Einheit in Währung
Menge	Bestellmenge mit Einheit (z. B. „5 Stück", „2,5 kg")
Positionssumme	Einzelpreis × Menge

5. Lieferadresse¶

Feld	Beschreibung
Ansprechpartner	Name der Kontaktperson
Telefon	Telefonnummer für Rückfragen
Straße + Hausnummer	Vollständige Straßenadresse
PLZ / Ort	Postleitzahl und Stadt
Land	Lieferland
Lieferhinweise	Zusätzliche Anweisungen (z. B. „Hintereingang benutzen")

6. Bestellsumme¶

Position	Beschreibung
Zwischensumme	Summe aller Positionsbeträge
Rabatt	Abzug (falls Rabatt konfiguriert)
Versandkosten	Aufschlag (falls konfiguriert)
Steuer	Berechneter Steuerbetrag
Gesamtbetrag	Fett hervorgehoben – Endsumme inkl. aller Zu- und Abzüge

7. Bestellzeitlinie¶

Chronologische Darstellung aller Statusänderungen der Bestellung: - Zeitstempel pro Änderung - Alter und neuer Status - Benutzer, der die Änderung durchgeführt hat (oder „System" bei automatischen Änderungen)

8. Aktions-Buttons¶

Aktion	Beschreibung
📄 PDF-Export	Generiert ein druckbares Bestelldokument
📋 Duplizieren	Erstellt eine Kopie der Bestellung als neue Bestellung
✏️ Bearbeiten	Öffnet den Bestellungs-Editor-Dialog
🗑️ Löschen	Bestellung löschen (Bestätigungsdialog erforderlich)
📦 Status ändern	Dropdown zum Wechsel des Bestellstatus (gemäß erlaubtem Workflow)
🚚 Als versendet markieren	Setzt Status auf „Versendet" + setzt das tatsächliche Lieferdatum

Export-Synchronisierung¶

Wenn ein Connector für den Bestell-Export konfiguriert ist, durchläuft jede bestätigte Bestellung folgenden Prozess:

Sync-Status	Beschreibung
Wartezeit	Storno-Frist läuft (Standard: 15 Min.)
Ausstehend	In der Export-Queue, bereit zum Senden
Synchronisiert	Erfolgreich exportiert, gesperrt
Fehlgeschlagen	Export fehlgeschlagen, Wiederholung geplant
Dead Letter	Alle Wiederholungsversuche erschöpft, manuelle Intervention nötig
Vor Export storniert	Storniert bevor der Export abgeschlossen wurde

Server-seitige Preisvalidierung¶

Zur Sicherheit werden alle Preise beim Erstellen einer Bestellung serverseitig neu berechnet. Das System verhindert Preismanipulationen vom Client. Sollte eine Abweichung erkannt werden, wird die Bestellung mit Status „Abgelehnt" verworfen.

7. Registrierung & Benutzerverwaltung¶

Das Registrierungssystem ermöglicht es Kunden, sich für den Online-Shop anzumelden, wobei der Zugang erst nach Freigabe durch einen ERP-Administrator gewährt wird.

Registrierungsprozess¶

Schritt 1: Kundenregistrierung (Shop-App)¶

Neuer Benutzer füllt das Registrierungsformular aus:
Kundennummer (Pflichtfeld – wird gegen die Kundenstammdaten validiert)
Vorname
Nachname
Sprache
E-Mail (aus Firebase-Authentifizierung)
Das System erstellt einen Benutzerantrag mit Status „Ausstehend"
Der Benutzer sieht eine Warteseite mit pulsierender Animation

Schritt 2: Freigabe im ERP¶

Auf der Registrierungsseite sehen Administratoren alle ausstehenden Benutzeranträge:

Aktion	Beschreibung
✅ Genehmigen	Benutzer erhält Zugang zum Kunden-Bereich des Shops
❌ Ablehnen	Zugang wird verweigert
✏️ Bearbeiten	Name, Sprache oder Benutzertyp ändern
🗑️ Löschen	Antrag vollständig entfernen
📧 Einladung erneut senden	Benachrichtigungs-E-Mail erneut versenden

Schritt 3: Automatische Rechte-Synchronisierung¶

Nach der Genehmigung werden automatisch die JWT-Claims (Zugriffsrechte) des Benutzers aktualisiert: - customerIds: Zugeordnete Kunden-IDs - adminCustomerIds: Kunden, für die der Benutzer Administratorrechte hat

Benutzertypen¶

Typ	Rechte
Benutzer	Kann Bestellungen aufgeben und den eigenen Kunden-Bereich einsehen
Administrator	Wie Benutzer, kann zusätzlich Benutzer verwalten und Einstellungen ändern

Hinweis: Der erste Benutzer, der sich für einen Kunden registriert, wird automatisch zum Administrator dieses Kunden.

AGB-Zustimmung¶

Das System verfolgt die AGB-Zustimmung pro Benutzer und Version
Bei einer neuen AGB-Version müssen Benutzer erneut zustimmen
Im ERP ist ersichtlich, welcher Benutzer welche Version akzeptiert hat

Statusübersicht¶

Status	Badge	Beschreibung
Ausstehend	🟠 Orange	Wartet auf Genehmigung
Genehmigt	🟢 Grün	Zugang gewährt
Abgelehnt	🔴 Rot	Zugang verweigert

8. Kundenlisten¶

Kundenlisten ermöglichen die Segmentierung von Kunden in benutzerdefinierte Gruppen. Die Kundenlisten-Seite verwendet ein Zwei-Panel-Layout.

Layout¶

Linkes Panel: Navigationsleiste¶

Suchfeld: Filtert Listen nach Name (Echtzeit-Suche)
„Neu erstellen"-Button: Öffnet den Erstellen-Dialog
Vertikale Liste aller Kundenlisten:
Listenname (fett)
Artikel-Zähler-Badge (Anzahl der Kunden in der Liste)
Auswahl-Hervorhebung: Die aktuell ausgewählte Liste wird farblich markiert
Klick auf eine Liste aktualisiert das rechte Panel

Rechtes Panel: Detailansicht¶

Zeigt den Inhalt der aktuell ausgewählten Kundenliste.

Kopfbereich¶

Listentitel (groß)
Bearbeiten-Button (Stift-Icon): Öffnet Dialog zur Bearbeitung von Name und Beschreibung
Löschen-Button (Papierkorb-Icon): Entfernt die gesamte Liste (Bestätigungsdialog)

Such- und Filterleiste¶

Suchfeld: „Einträge durchsuchen..." – sucht nach Kundenname, Kundennummer oder Kommentar
Debounced: 300ms Verzögerung, um die Anzahl der Suchanfragen zu begrenzen

Einträge der Liste¶

Für jeden Kunden in der Liste werden folgende Informationen angezeigt:

Element	Beschreibung
Kundennummer + Name	Klickbar – navigiert zur Kundendetailseite
Status-Indikator	Checkbox-Status (erledigt/ausstehend)
Kommentarfeld	Freitextfeld, inline editierbar mit Auto-Speicherung
Aktions-Buttons	Bearbeiten, Entfernen, Zum Kunden navigieren

Felder pro Listeneintrag¶

Feld	Beschreibung
Kunden-ID	Referenz auf den Kunden
Kundenname	Anzeigename
Kundennummer	Referenznummer
Kommentar	Benutzernotiz (im ERP inline editierbar)
Erledigt	Boolean-Checkbox-Status
Status	Position-Status innerhalb der Liste

Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
Liste erstellen	„+"-Button im linken Panel → Modal-Dialog (Name, Beschreibung)
Liste bearbeiten	Stift-Icon im rechten Panel → Modal-Dialog
Liste löschen	Papierkorb-Icon → Bestätigungsdialog erforderlich
Kunden hinzufügen	Kundenpicker-Dialog zur Auswahl einzelner oder mehrerer Kunden
Kommentar aktualisieren	Inline-Bearbeitung – wird automatisch gespeichert
Eintrag entfernen	Papierkorb-Icon pro Eintrag
Zum Kunden navigieren	Klick auf Kundenname öffnet die Kundendetailseite
Als erledigt markieren	Checkbox-Toggle pro Eintrag

Leere Zustände¶

Zustand	Anzeige
Keine Listen vorhanden	„Erstellen Sie Ihre erste Kundenliste" + Erstellen-Button
Liste ist leer	„Noch keine Einträge in dieser Liste" + Kunden hinzufügen-Button
Keine Suchergebnisse	„Keine Einträge gefunden"

Synchronisierung¶

Kundenänderungen werden automatisch in zugehörige Listen übernommen (Trigger: onCustomerUpdatedSyncToLists)
Wird ein Kunde gelöscht, werden alle Listeneinträge automatisch bereinigt (Trigger: onCustomerDeleted)

9. Benachrichtigungen¶

Das Benachrichtigungssystem ermöglicht es, Push-Notifications und In-App-Nachrichten an Kundengruppen zu senden.

Benachrichtigungsübersicht¶

Die Übersicht zeigt alle erstellten Benachrichtigungen als Kartenliste.

Darstellung pro Benachrichtigungskarte¶

Jede Karte enthält folgende Elemente:

Kopfbereich: - Icon: Kanalspezifisches Symbol (Glocke für Push, Sprechblase für In-App) - Titel: Benachrichtigungstitel (Pflichtfeld) - Zeitstempel-Badge: Erstellungsdatum

Vorschaubereich: - Nachrichtenvorschau: Erste 100 Zeichen des Nachrichtentexts (mit Auslassungspunkten) - Kanal-Badges: Unterhalb der Nachricht werden aktive Kanäle als farbige Chips angezeigt: - „Push" – wenn Push-Kanal aktiviert - „In-App" – wenn In-App-Kanal aktiviert - „Kein Kanal konfiguriert" – wenn beide deaktiviert sind

Info-Chips: - Sendestatus: „Geplant", „Gesendet" oder „Entwurf" - Status: Aktueller Verarbeitungsstatus - Datums-Badge: Erstellungsdatum

Status-Lebenszyklus¶

Status	Beschreibung	Verfügbare Aktionen
Entwurf	Nicht gesendet, editierbar	Bearbeiten, Planen, Senden, Löschen
Geplant	Für zukünftigen Zeitpunkt eingeplant	Abbrechen, Löschen
Wird gesendet	Zustellung läuft	Nur Ansehen (schreibgeschützt)
Gesendet	Erfolgreich versendet	Löschen
Fehlgeschlagen	Zustellung fehlgeschlagen	Erneut versuchen, Löschen
Abgebrochen	Vom Benutzer abgebrochen	Erneut senden, Löschen

Aktionen pro Karte¶

Aktion	Symbol	Bedingung	Beschreibung
Abbrechen	🟠 (Orange)	Nur bei Status „Geplant"	Zeigt den geplanten Sendezeitpunkt an, Bestätigung erforderlich
Löschen	🔴 (Rot)	Immer verfügbar	Unterschiedliche Bestätigungsmeldung je nach Status (geplant vs. gesendet). Bestätigungsdialog erforderlich.

Suche & Filter¶

Textsuche: Nach Titel oder Nachrichteninhalt suchen
Kanalfilter: Push, In-App oder beide
Statusfilter: Entwurf, Geplant, Gesendet
Sortierung: Nach Datum (neueste zuerst)

Leerer Zustand¶

Icon + Hinweismeldung
„Erste Benachrichtigung erstellen"-Button als Handlungsaufforderung

Benachrichtigung erstellen (4-Tab-Editor)¶

Tab 1: Kundenauswahl¶

Flexible Empfängerauswahl über Filterregeln:

Filter	Beschreibung
Kundenkategorien	Alle Kunden einer oder mehrerer Kategorien (AND/OR-Verknüpfung)
Artikelkategorien	Kunden, die Artikel bestimmter Kategorien bestellt haben
Benachrichtigungsgruppen	Vordefinierte Empfängergruppen
Zielgruppenmodus	Einschließen oder Ausschließen
Manuelle Auswahl	Einzelne Kunden hinzufügen/entfernen

Vorschau: Zeigt die Gesamtzahl der Empfänger an, bevor gesendet wird
Gespeicherte Filter: Häufig verwendete Filtersets speichern und wiederverwenden
Excel-Export: Empfängerliste als Excel exportieren

Tab 2: Sendeoptionen¶

Option	Beschreibung
Sofort senden	Benachrichtigung wird unmittelbar versendet
Planen	Datum und Uhrzeit für den Versand festlegen
Wiederkehrend	Regelmäßiger Versand (z. B. wöchentlich)

Tab 3: Push-Nachricht¶

Titel: Mehrsprachig (je nach konfigurierten Sprachen)
Nachrichtentext: Mehrsprachig
KI-Übersetzung: Optionale automatische Übersetzung über KI
Zeichenzähler: Anzeige der aktuellen Textlänge

Tab 4: In-App-Nachricht¶

Rich-Text-Editor: Formatierungsmöglichkeiten über Quill-Editor
Mehrsprachig: Separate Inhalte pro Sprache
Bilder & Dokumente: Anhänge mit Ordnerstruktur hochladen
Anzeigemodus: Popup, Banner oder andere Darstellungsform

Zustellstatus¶

Status	Beschreibung
Zugestellt	Erfolgreich an das Gerät übermittelt
Ausstehend	Wird noch verarbeitet
Fehlgeschlagen	Zustellung fehlgeschlagen
Gelesen	Vom Empfänger geöffnet

SAM KI (Chatbot-Integration)¶

Das System beinhaltet einen KI-Chatbot-Assistenten namens „SAM KI", der bei der täglichen Arbeit im ERP unterstützt.

Aufruf¶

SAM KI kann auf zwei Wegen gestartet werden: 1. Navigationsleiste: Klick auf den „SAM KI"-Button in der seitlichen Navigation 2. Overlay-Icon: Ein verschiebbares (drag-and-drop) Overlay-Symbol, das dauerhaft auf dem Bildschirm sichtbar ist

Funktionsweise (NLP-Matching)¶

SAM KI verwendet ein Knowledge-Graph-basiertes System mit folgenden Verarbeitungsschritten:

Synonymersetzung: Ähnliche Formulierungen werden auf kanonische Begriffe reduziert (z. B. „zeig mir" → „wo finde ich")
Höflichkeitsbereinigung: Höflichkeitsphrasen wie „bitte", „könntest du" werden entfernt
Fragenkonvertierung: Indirekte Formulierungen werden in direkte Fragen umgewandelt (z. B. „ich möchte wissen wie" → „wie")
Fuzzy-String-Matching: Abgleich mit gespeicherten Fragen bei einer Ähnlichkeitsschwelle von 75%
Mehrdeutigkeitsauflösung: Bei Überlappungen werden mehrere Antworten kombiniert

Entitäten (Wissensbereiche)¶

Entität	Themenbereich
customer	Kundenverwaltung – Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Import
article	Artikelverwaltung – Kategorien, Varianten, Preise
order	Bestellverwaltung – Erstellung, Statusverfolgung, Export
category	Kategorien – Artikel- und Kundenkategorien
stock	Lagerverwaltung – Bestand, Nachbestellung, Warnsystem
user	Benutzerverwaltung – Registrierung, Rechte, Genehmigung

Beispiel-Fragen¶

„Wie erstelle ich einen neuen Kunden?" → Mehrstufige Anleitung
„Wie erstelle ich einen Artikel?" → Mehrstufige Anleitung
„Wie funktioniert die Bestellverwaltung?" → Workflow-Erklärung
„Wie richte ich die Lagerverwaltung ein?" → Konfigurationsanleitung
„Wie lade ich Daten per Excel hoch?" → Import-Anleitung

Besondere Funktionen¶

Schnellvorschläge: Nach der Begrüßung werden vordefinierte, klickbare Vorschläge angezeigt
Kontext-Awareness: SAM verfolgt den Gesprächsverlauf und bietet kontextbezogene Nachfragen
„Mehr erfahren"-Button: Vertiefende Informationen zu jedem Thema
Tipp-Animation: Bot-Antworten werden mit einer Tipp-Animation angezeigt
Sprachbewusste Begrüßung: Begrüßung auf Deutsch oder Englisch je nach Systemsprache
Easter Egg: Eingabe von „do a barrel roll!" löst eine Bildschirm-Animation aus 🎉

10. Lagerverwaltung¶

Die Lagerverwaltung ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Beständen pro Artikelvariante.

Voraussetzungen¶

Die Lagerverwaltung muss auf zwei Ebenen aktiviert sein:

Systemweit: In den Lagerverwaltungseinstellungen (Einstellungen > Lagerverwaltung)
Pro Artikel: Im Artikel-Stammdaten-Tab (Feld „Lagerverfolgung" aktivieren)

Bestandsübersicht¶

Die Lager-Übersichtsseite (erreichbar über die Navigation) zeigt alle Artikel mit aktiver Lagerverfolgung:

Suche: Nach Artikelname oder -nummer
Filterung nach Status:
⚠️ Warnung: Bestand ≤ Schwellwert des Meldebestands
📉 Unter Soll: Bestand unter dem Soll-Bestand
❌ Nicht vorrätig: Bestand = 0
Badge-Zähler: In der Navigation zeigt ein Badge die Anzahl kritischer Bestände an

Bestandsfelder pro Variante¶

Feld	Beschreibung
Bestand	Aktueller Lagerbestand (wird nie negativ)
Meldebestand	Bei Unterschreitung wird eine Warnung ausgelöst
Soll-Bestand	Gewünschter Bestandslevel für Nachbestellungen
Anzeigelimit	Maximale im Shop angezeigte Menge (für künstliche Knappheit)
Knappheit bis	Ablaufdatum der Knappheitsanzeige

Bestandsanpassung¶

Bestandsänderungen erfolgen über einen Dialog:

Variante auswählen
Neuen absoluten Bestandswert eingeben
Grund für die Änderung angeben

Grund	Beschreibung
Bestellung aufgegeben	Automatisch bei Auftragsbestätigung
Bestellung storniert	Automatisch bei Stornierung
Manuelle Anpassung	Handkorrektur durch Administrator
Inventur	Physische Bestandsaufnahme
Import	Über Datenimport oder Connector
Sonstiges	Freie Texteingabe

Alle Änderungen werden transaktionssicher durchgeführt – gleichzeitige Änderungen durch mehrere Benutzer sind vor Race-Conditions geschützt.

Bestandshistorie¶

Jede Bestandsänderung wird protokolliert:

Delta: Signed-Änderung (negativ = Abgang, positiv = Zugang)
Bestand danach: Bestandsniveau nach der Änderung
Grund: Kategorie der Änderung
Referenz: Verknüpfte Bestellung (falls vorhanden)
Zeitstempel: Wann die Änderung erfolgte
Geändert von: Benutzer oder System-Funktion

Hinweis: Bestandshistorie-Einträge werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht (TTL-basiert).

Künstliche Knappheit¶

Für Marketingzwecke kann die Bestandsanzeige im Shop begrenzt werden:

Anzeigelimit setzen (z. B. 10): Im Shop wird „Nur noch 10 verfügbar!" angezeigt, auch wenn tatsächlich 50 Stück vorhanden sind
Knappheit bis setzen: Nach dem Ablaufdatum zeigt der Shop wieder den echten Bestand

Nachbestellungs-Modus (Backorder)¶

Wenn aktiviert: - Kunden können bestellen, auch wenn der Bestand = 0 ist - Im Shop wird ein konfigurierbarer Hinweis angezeigt (z. B. „Artikel wird nachbestellt") - Bestandsanzeige im Shop: min(Anzeigelimit, Bestand) oder der tatsächliche Bestand

Warnsystem¶

Warnung	Auslöser
Kritischer Bestand	Bestand ≤ Meldebestand
Prozent-Schwelle	Bestand ≤ X% des Meldebestands (Standard: 80%)
Nicht vorrätig	Bestand = 0

Warnungen werden als Badge in der Navigation und als visuelle Markierung in der Bestandsübersicht angezeigt.

11. Einstellungen¶

Die Einstellungen sind in über 20 Unterbereiche gegliedert und steuern sämtliche Aspekte des Systems.

11.1 Allgemeine Einstellungen¶

Systemweite Grundkonfiguration des ERP-Systems. Hier werden globale Parameter festgelegt, die das Gesamtverhalten der Anwendung beeinflussen.

Validierungsregel: Kundennummer¶

Eine Regelkarte zur Definition des erlaubten Formats für Kundennummern:

Feld	Beschreibung
Aktiv	Toggle zum Aktivieren/Deaktivieren der Validierung
Muster (Regex)	Regulärer Ausdruck zur Formatprüfung
Prefix	Pflicht-Prefix (z. B. „CUST")
Min. Länge	Mindestlänge der Kundennummer
Max. Länge	Maximale Länge der Kundennummer
Benutzerdefiniert erlauben	Ob beim Bearbeiten eine Abweichung vom Muster erlaubt ist

Beispiel-Muster: - ^[A-Z]{2,3}\d{2,5}$ – 2-3 Großbuchstaben gefolgt von 2-5 Ziffern (z. B. „AB12345") - ^[A-Z0-9\-]{3,20}$ – Alphanumerisch + Bindestrich, 3-20 Zeichen

Validierungsregel: Artikelnummer¶

Identisch aufgebaut wie die Kundennummer-Validierung, aber für Artikelnummern:

Beispiel-Muster: - ^\d{4,8}$ – 4-8 Ziffern (z. B. „123456") - ^[A-Z]{2}\d{4}$ – 2 Buchstaben + 4 Ziffern (z. B. „AB1234")

Regel-Editor-Dialog¶

Beim Bearbeiten einer Validierungsregel öffnet sich ein Dialog mit: - Aktuelles Muster im Regex-Format angezeigt - Live-Validierungsvorschau: „Gültig" / „Ungültig"-Indikator in Echtzeit - Beispiel-Eingabefeld: Testfeld, um Nummern gegen das Muster zu prüfen - Auto-Synchronisierung: Bei Speicherung wird der Counter-Prefix automatisch aktualisiert - Toast-Benachrichtigung: Erfolgs- oder Fehlermeldung nach dem Speichern

11.2 Benutzerverwaltung¶

Verwaltung der ERP-Benutzer (Administratoren und Superadmins):

Benutzertyp	Beschreibung
Administrator	Vollzugriff auf alle ERP-Funktionen
Superadmin	Erweiterte Rechte inkl. Systemkonfiguration

11.3 Artikelkategorien¶

Verwaltung der Artikelkategorien zur Sortimentsstrukturierung:

Erstellen: Name (mehrsprachig), Farbe (Hex-Code), Icon
Bearbeiten: Alle Felder sind editierbar
Sortieren: Reihenfolge der Kategorien per Drag & Drop
Löschen: Nur wenn keine Artikel mehr zugeordnet sind
Verwendung: Filter in der Artikelübersicht, Artikelzuweisung, Benachrichtigungsfilter

11.4 Artikeldokumenttypen¶

Definition von Dokumenttypen, die Artikeln zugeordnet werden können:

z. B. „Datenblatt", „Bedienungsanleitung", „Sicherheitshinweise"
Name und Beschreibung pro Typ
Wird beim Artikel-Upload als Kategorisierung verwendet

11.5 Kundenkategorien¶

Analog zu Artikelkategorien, aber für Kunden:

Erstellen: Name (mehrsprachig), Farbe (Hex-Code), Icon
Bearbeiten: Alle Felder editierbar
Verwendung: Kundenfilter, Artikelzuweisung, Benachrichtigungs-Empfängergruppen

11.6 Kundenlisten-Einstellungen¶

Detaillierte Konfiguration der Kundenlisten (Besuchslisten, Aufgabenlisten):

Allgemeine Listeneinstellungen¶

Feld	Beschreibung
Listenname	Name der Kundenliste (Pflichtfeld)
Beschreibung	Optionale Beschreibung des Listenzwecks
Befüllungsmodus	Wie Kunden in die Liste aufgenommen werden: Manuell, Automatisch (nach Kategorie) oder Gemischt
Aktualisierungsmodus	Ob und wie die Liste periodisch aktualisiert wird

Aktionselemente¶

Pro Kundenliste können benutzerdefinierte Aktionen definiert werden, die bei jedem Listeneintrag verfügbar sind:

Feld	Beschreibung
Aktionsname	z. B. „Rückruf", „Besuch geplant", „Angebot gesendet"
Icon	Visuelles Symbol für die Aktion
Farbe	Farbkodierung der Aktion

Statuselemente¶

Benutzerdefinierte Status-Stufen pro Listeneintrag:

Feld	Beschreibung
Statusname	z. B. „Offen", „In Bearbeitung", „Erledigt", „Zurückgestellt"
Farbe	Farbkodierung des Status
Reihenfolge	Sortierung der Statuswerte (Drag & Drop)

Erstellen und Bearbeiten¶

Der Kundenlisten-Editor ist als mehrteilige Seite aufgebaut: 1. Allgemein: Name, Beschreibung und Befüllungsmodus 2. Aktionen: Definieren und Sortieren der verfügbaren Aktionen 3. Status: Definieren und Sortieren der Status-Elemente

11.7 Bestelleinstellungen¶

Konfiguration des Bestellverhaltens:

Einstellung	Beschreibung
Standard-Bestellstatus	Initialstatus neuer Bestellungen
Storno-Frist	Zeitraum, in dem eine Bestellung storniert werden kann (in Minuten)
Mindestbestellwert	Globaler Mindestbestellwert
Mindestbestellmenge	Globale Mindestbestellmenge
Nummerierung	Auto-Inkrement oder manuell
Status-Workflow	Welche Statusübergänge erlaubt sind

Bestell-Push-Benachrichtigungsvorlage¶

Innerhalb der Bestelleinstellungen kann eine Push-Benachrichtigungsvorlage konfiguriert werden, die automatisch bei Statusänderungen an den Kunden gesendet wird:

Feld	Beschreibung
Aktiviert	Ob automatische Benachrichtigungen bei Statuswechsel gesendet werden
Titel	Mehrsprachiger Titel der Benachrichtigung (mit Platzhaltern wie `{orderNumber}`)
Nachricht	Mehrsprachiger Nachrichtentext (mit Platzhaltern wie `{status}`, `{customerName}`)
KI-Übersetzung	Automatische Übersetzung in alle aktiven Sprachen (falls aktiviert)

11.8 Bestell-Export-Einstellungen¶

Konfiguration des Exports von Bestellungen:

Einstellung	Beschreibung
Export aktiviert	Ob der automatische Bestell-Export aktiv ist
Export-Connector	Auswahl des Connectors, über den Bestellungen exportiert werden
PDF-Vorlage	Layout und Inhalt des PDF-Exports
Excel-Vorlage	Spaltenauswahl und Format
Massenexport	Konfiguration für den Batch-Export mehrerer Bestellungen

11.9 Lagerverwaltungseinstellungen¶

Globale Lagerkonfiguration:

Einstellung	Beschreibung
Aktiviert/Deaktiviert	Lagerverwaltung ein- oder ausschalten
Nachbestellung erlauben	Kunden können bestellen, auch wenn Bestand = 0
Nachbestellungshinweis	Mehrsprachiger Hinweistext (DE, EN usw.)
Künstliche Knappheit	Ermöglicht Anzeige-Limits im Shop
Bestandswarnung	Warnung bei Unterschreitung des Meldebestands
Warnschwelle (%)	Prozentsatz des Meldebestands, ab dem gewarnt wird (Standard: 80%)

11.10 Liefertagseinstellungen¶

Konfiguration der Liefertage und -ausnahmen:

Reguläre Liefertage¶

Auswahl der Wochentage (Mo–So), an denen geliefert wird
Standard: Montag bis Freitag

Feiertage¶

Individuelle Daten hinzufügen, an denen nicht geliefert wird
Lokalisierte Datumsanzeige

Betriebsferien¶

Zeiträume definieren (Von–Bis-Datum)
Optionale Beschreibung (z. B. „Weihnachtsferien")

Ausnahmetage¶

Einzelne Tage als Nicht-Liefertage markieren
Optionale Beschreibung

Die Liefertage fließen in die automatische Berechnung des „Berechneten Lieferdatums" bei Bestellungen ein.

11.11 Connector-Einstellungen¶

Konfiguration von Schnittstellen zu externen Systemen (siehe Kapitel 14: Connectoren).

11.12 Ländereinstellungen¶

Definition der unterstützten Länder
Länderspezifische Konfigurationen (Sprache, Währung)
Zuordnung zu Kunden und Artikeln

11.13 Spracheinstellungen¶

Aktivierung/Deaktivierung von Sprachen (Deutsch, Englisch und 30+ weitere)
Bestimmt, welche Sprachen in Beschreibungen, Benachrichtigungen und UI verfügbar sind

11.14 Job-Einstellungen¶

Verwaltung automatisierter Aufgaben (siehe Kapitel 12: Jobs).

11.15 Trigger-Einstellungen¶

Monitoring und Verwaltung automatischer Auslöser (siehe Kapitel 13: Trigger).

11.16 Push-Benachrichtigungseinstellungen¶

Firebase Cloud Messaging (FCM) Konfiguration
Standard-Benachrichtigungsvorlagen
Benachrichtigungsgruppen definieren

11.17 Mobile-App-Theme¶

Anpassung des Erscheinungsbilds der Mobile-App:

Kategorie	Einstellungen
Primärfarbe	Hauptfarbe der App
Hintergrundfarbe	Scaffold- und Inhalts-Hintergrund
Schriftfarbe	Standard-Textfarbe
Navigation	Hintergrund, ausgewählte/nicht ausgewählte Icon-Farben
Kategorieleiste	Ausgewählt/nicht ausgewählt Hintergrund und Schriftfarbe
Buttons	Hintergrund- und Schriftfarbe
Badges	Hintergrund- und Textfarbe
Artikelbilder	Hintergrundfarbe für Bildplatzhalter
App-Logo	Header-Logo und Login-Logo hochladen
Schriftart	Schriftfamilie auswählen (z. B. „Inter")

Workflow: Änderungen werden als Entwurf gespeichert → Veröffentlichen übernimmt die Änderungen für alle App-Nutzer. „Zurücksetzen" stellt die Standardwerte wieder her.

11.18 Web-App-Theme¶

Anpassung des Erscheinungsbilds der Web-Shop-Oberfläche:

Kategorie	Einstellungen
Primärfarbe	Hauptfarbe des Web-Shops
Badges	Hintergrund- und Textfarbe
Obere Leiste	Schriftfarbe, Navigationsfarben, aktive Indikatoren, Hover-Effekte
Kategorieleiste	Aktiv/inaktiv Hintergrund, Schrift, Hover
Inhaltsbereich	Hintergrundfarbe
Artikelbilder	Hintergrundfarbe
Buttons	Hintergrund- und Schriftfarbe
Logos	Login-Header, App-Header, Leerer-Warenkorb-Platzhalter
Schriftart	Schriftfamilie auswählen

11.19 Rechtliche Informationen¶

Verwaltung der rechtlichen Seiten des Shops:

Impressum¶

Mehrsprachiger Rich-Text-Editor (Quill)
Vorschaufunktion

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)¶

Mehrsprachiger Rich-Text-Editor
Automatische Versionierung: Jede Änderung erhöht die Versionsnummer
Benutzer werden bei neuer Version zur erneuten Zustimmung aufgefordert
Vorschau mit Versionsanzeige

Datenschutzerklärung¶

Mehrsprachiger Rich-Text-Editor
Vorschaufunktion

Hinweis: Wenn kein Inhalt in der Sprache des Benutzers vorhanden ist, wird automatisch die deutsche Version angezeigt (Fallback).

11.20 Datenimport¶

Der Datenimport ermöglicht das Massenimportieren von Daten aus Excel-Dateien.

Import-Assistent (4 Schritte)¶

Schritt 1: Datei hochladen - Drag & Drop oder Dateiauswahl - Format: XLSX (Excel) - Automatische Erkennung des Datentyps - Download einer Vorlage möglich

Schritt 2: Feldzuordnung - Automatische Zuordnung von Spalten zu Systemfeldern (~80% Trefferquote) - Manuelle Nachkorrektur möglich - Automatische Auflösung von Fremdschlüsseln (z. B. Kategorie-Bezeichner → Kategorie-ID)

Schritt 3: Validierung & Vorschau - Überprüfung aller Daten gegen das Schema - Fehler- und Warnungsbericht mit Zeilennummern - Zusammenfassung: Gültige / Warnungen / Fehler

Schritt 4: Ausführung - Batch-Import für Stabilität - Fortschrittsanzeige - Ergebnisbericht (Erfolge / Fehler)

Importierbare Datentypen¶

Typ	Wichtige Felder
Artikelkategorien	Bezeichner, Name (DE/EN), Farbe, Icon
Kundenkategorien	Bezeichner, Name (DE/EN), Farbe, Icon
Artikel	Nummer, Name, Beschreibung, Verfügbarkeit, Shop-Anzeige, Kategorien (Semikolon-getrennt), Bildbei-URLs, Banner-Daten
Kunden	Firmenname, Kundennummer, Kategorie, Sprache, Land, Adresse, Kontaktdaten, Mindestbestellmenge, Benachrichtigungsgruppen

Import-Modi¶

Modus	Beschreibung
Nur erstellen	Nur neue Datensätze werden importiert, bestehende bleiben unverändert
Aktualisieren & erstellen	Bestehende Datensätze werden aktualisiert, neue werden angelegt
Alles ersetzen	Alle vorhandenen Datensätze werden gelöscht und durch den Import ersetzt

11.21 Datenexport¶

Export von Daten im XLSX- oder CSV-Format:

Artikel: Alle Artikeldaten inkl. Varianten und Kategorien
Artikelkategorien: Alle Kategorie-Metadaten
Kunden: Alle Kundendaten inkl. zugeordneter Kategorien
Kundenkategorien: Alle Kategorie-Metadaten

Funktionen: - Spaltenauswahl vor dem Export - Round-Trip-Kompatibilität: Exportierte Dateien können direkt wieder importiert werden - Mehrsprachige Felder im Format de:Text;en:Text

11.22 Wartung¶

Systemwartung und -optimierung für die administrative Pflege des ERP-Systems. Die Wartungsseite ist ausschließlich für Super-Admins zugänglich – reguläre Administratoren sehen die Seite im Nur-Lese-Modus.

Wartungsaufgaben-Felder¶

Jede Wartungsaufgabe hat folgende Eigenschaften:

Feld	Beschreibung
Titel	Name der Wartungsaufgabe (Pflichtfeld)
Beschreibung	Detailbeschreibung der Aufgabe
Kategorie	Einordnung in eine der 6 Kategorien (siehe unten)
Fälligkeitsdatum	Wann die Aufgabe erledigt/erneuert werden muss
Letztes Erneuerungsdatum	Wann die Aufgabe zuletzt durchgeführt wurde
Kritikalität	Dringlichkeitsstufe (siehe unten)
Zugewiesen an	Verantwortlicher Benutzer
Status	Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen
Priorität	Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch

Aufgaben-Kategorien¶

Aufgaben werden nach Kategorie gruppiert und in aufklappbaren Sektionen angezeigt:

Kategorie	Beschreibung	Beispiele
Zertifikate	SSL-Zertifikate, API-Schlüssel	SSL erneuern, FCM-Zertifikat prüfen
Schlüssel	Verschlüsselungsschlüssel, Tokens	API-Keys rotieren, OAuth-Secrets erneuern
Versionen	Software- und Bibliotheksversionen	Flutter-Version prüfen, Node.js-Update
Abhängigkeiten	Drittanbieter-Pakete	npm audit, pub outdated prüfen
Backups	Datenbank- und Datei-Backups	Firestore-Export, Storage-Backup
Patches	Sicherheits- und System-Patches	Sicherheitsupdate einspielen

Kritikalitätsstufen¶

Stufe	Farbe	Beschreibung
Niedrig	Grau	Kann warten, nur informativ
Mittel	Gelb	Sollte zeitnah erledigt werden
Hoch	Orange	Dringend, beeinträchtigt den Betrieb
Kritisch	Rot	Sofortige Maßnahme erforderlich

Visuelle Indikatoren¶

Aufgaben sind farbkodiert nach Kritikalität
Überfällig (Fälligkeitsdatum überschritten) = Roter Hintergrund
Bald fällig = Oranger Hintergrund
Gruppenansicht nach Kategorie mit aufklappbaren Sektionen

Verfügbare Aktionen¶

Aktion	Berechtigung	Beschreibung
Aufgabe hinzufügen	Super-Admin	Öffnet den Editor-Dialog für eine neue Aufgabe
Aufgabe bearbeiten	Super-Admin	Stift-Icon pro Aufgabe – Editor-Dialog öffnet sich
Als erneuert markieren	Super-Admin	Setzt das „Letztes Erneuerungsdatum" auf heute
Aufgabe löschen	Super-Admin	Entfernt die Aufgabe (Bestätigungsdialog)
Standardaufgaben laden	Super-Admin	Befüllt die Liste mit vordefinierten Template-Aufgaben

12. Jobs (Automatisierte Aufgaben)¶

Jobs sind geplante, automatisch ausgeführte Aufgaben, die das System im Hintergrund erledigt.

Job-Verwaltung¶

Über Einstellungen > Job-Einstellungen können Jobs konfiguriert werden. Ein Assistent (Wizard) führt durch die Einrichtung.

Verfügbare System-Jobs¶

12.1 DSGVO: Inaktive Kunden löschen¶

Kennung: dsgvoDeleteCustomers
Zweck: Automatische Löschung von Kunden, die seit X Tagen keine Bestellung aufgegeben haben
Parameter: Tage ohne Bestellung (Standard: 365, Bereich: 1–3.650)
Verhalten: Prüft letztes Bestelldatum und Erstelldatum – löscht bis zu 500 Datensätze pro Durchlauf

12.2 DSGVO: Inaktive Benutzer löschen¶

Kennung: dsgvoDeleteUsers
Zweck: Automatische Löschung von Benutzern, die sich seit X Tagen nicht angemeldet haben
Parameter: Tage ohne Login (Standard: 365, Bereich: 1–3.650)

12.3 DSGVO: Alte Bestellungen löschen¶

Kennung: dsgvoDeleteOrders
Zweck: Löschung von Bestellungen, die älter als X Tage sind
Parameter: Alter in Tagen (Standard: 1.095 = 3 Jahre, Bereich: 365–3.650)

12.4 DSGVO: Alte Benachrichtigungen löschen¶

Kennung: dsgvoDeleteNotifications
Zweck: Löschung von Push-Benachrichtigungen, die älter als X Tage sind
Parameter: Alter in Tagen (Standard: 90, Bereich: 1–365)

12.5 DSGVO: Ungenutzte Artikel löschen¶

Kennung: dsgvoDeleteArticles
Zweck: Löschung von Artikeln, die seit X Tagen nicht bestellt wurden
Parameter: Tage ohne Bestellung (Standard: 365)

12.6 Dokumenten-Gültigkeit prüfen¶

Kennung: documentValidityCheck
Zweck: Automatisches Aktivieren/Deaktivieren von Dokumenten basierend auf Gültigkeitsdatum
Verhalten: Prüft Gültig ab und Gültig bis – aktiviert oder deaktiviert Dokumente und Banner entsprechend

12.7 Job-Logs bereinigen¶

Kennung: cleanupJobLogs
Zweck: Aufbewahrung von Job-Ausführungsprotokollen für X Tage
Parameter: Aufbewahrungstage (Standard: 30)

12.8 Benutzerdefinierter Job¶

Kennung: custom
Zweck: Individuelle, kundenspezifische Automatisierung
Handler: Wird als Cloud Function job_<ID>.js implementiert
Parameter: Frei definierbares Schema

Hintergrund-System-Jobs (automatisch)¶

Neben den konfigurierbaren Jobs gibt es System-Jobs, die automatisch im Hintergrund laufen:

Bestellerinnerungen¶

Kennung: orderReminderNotifications
Zweck: Erinnert Kunden an bevorstehende Liefertage, für die noch keine Bestellung eingegangen ist
Verhalten: Das System berechnet den nächsten Liefertag jedes Kunden und prüft, ob eine aktive Bestellung vorliegt
Vorausschau-Logik: Wenn der Kunde bereits für den nächsten Liefertag bestellt hat, prüft das System zusätzlich, ob darauffolgende Liefertage ggf. übersprungen werden (z. B. durch Feiertage oder Lieferpausen). Falls ja, wird eine Warnung als Feed-Eintrag erstellt, damit der Kunde rechtzeitig vorbestellen kann.
Erinnerungs-Typ: order_reminder als Feed-Eintrag mit Push-Benachrichtigung
Timing: Parametrisiert über leadDays (Vorlaufzeit in Tagen, Standard: 1)

Statistiken berechnen¶

Kennung: calculateStatistics
Zweck: Vorberechnung der Dashboard- und Kundenstatistiken
Verhalten: Berechnet Umsatz, Top-Artikel, Top-Kunden und Top-Länder für alle Zeiträume
Optimierung: Inkrementelle Berechnung – nur Kunden mit neuen Bestellungen werden neu berechnet

Benachrichtigungen erstellen¶

Kennung: createNotificationEntries
Zweck: Erstellt die einzelnen Feed- und Zustelleinträge für geplante Benachrichtigungen
Verhalten: Löst geplante Benachrichtigungen zum konfigurierten Zeitpunkt aus und erstellt individuelle Einträge pro Empfänger

Push-Benachrichtigungen senden¶

Kennung: sendPushNotification
Zweck: Tatsächlicher Versand der Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging (FCM)
Verhalten: Verarbeitet die Warteschlange der zu sendenden Nachrichten und aktualisiert den Zustellstatus

Bestell-Export-Wiederholung¶

Kennung: orderExportRetry
Zweck: Wiederholt fehlgeschlagene Bestell-Exports mit exponentiellem Backoff
Verhalten: Prüft die Export-Queue auf fehlgeschlagene Einträge und versucht den Export erneut

Zeitplan-Konfiguration¶

Jeder Job kann mit einem der folgenden Zeitpläne versehen werden:

Typ	Konfiguration	Beispiel
Minütlich	Intervall in Minuten	Alle 15 Minuten
Stündlich	Intervall ++ Minute der Stunde	Jede Stunde um :30
Täglich	Zeitzone + Uhrzeit	Täglich um 02:00 (Europe/Berlin)
Wöchentlich	Zeitzone + Wochentage + Uhrzeit	Mo, Mi, Fr um 06:00
Monatlich	Zeitzone + Tag des Monats + Uhrzeit	Am 1. jeden Monats um 00:00
Benutzerdefiniert (Cron)	Cron-Ausdruck + Zeitzone	`0 2 * * *` (täglich 02:00)

Ausführungshistorie¶

Jeder Job-Lauf wird protokolliert:

Feld	Beschreibung
Status	`Erfolgreich`, `Laufend`, `Fehler`
Dauer	Ausführungszeit
Bearbeitete Datensätze	Anzahl der betroffenen Einträge
Fehlermeldung	Details bei Fehlern
Zeitstempel	Ausführungszeitpunkt

13. Trigger (Automatisierungen)¶

Trigger sind automatische Auslöser, die bei bestimmten Datenbankereignissen (Erstellen, Aktualisieren, Löschen) ausgeführt werden. Sie sind systemseitig definiert und können nicht vom Benutzer erstellt werden – lediglich die Ausführung wird überwacht.

Trigger-Überwachung¶

Über Einstellungen > Trigger-Einstellungen können alle Trigger eingesehen werden:

Status anzeigen: Letzte Ausführung und Ergebnis
Historie anzeigen: Klick auf „Historie anzeigen" zeigt die letzten Ausführungen
Details prüfen: Ausführungszeit, Fehlermeldungen, Metadaten

Alle Trigger im Überblick (19 Trigger)¶

Kunden-Trigger¶

Trigger	Ereignis	Beschreibung
onCustomerCreated	Erstellt	Automatische Zuweisung neuer Kunden zu Artikeln basierend auf Kategorie
onCustomerUpdated	Aktualisiert	Aktualisierung der Artikelzuweisungen bei Kundenänderungen
onCustomerUpdatedSyncToLists	Aktualisiert	Synchronisierung von Kundendaten in Besuchslisten
onCustomerDeleted	Gelöscht	Bereinigung aller verknüpften Daten (Benutzer, Listen, Benachrichtigungen)

Artikel-Trigger¶

Trigger	Ereignis	Beschreibung
onArticleCreated	Erstellt	Automatische Zuweisung neuer Artikel an relevante Kunden
onArticleUpdated	Aktualisiert	Aktualisierung der Kundenzuweisungen bei Artikeländerungen
onArticleDeleted	Gelöscht	Entfernung des Artikels aus allen Kundenzuweisungen
onOrderWrittenUpdateArticleDeletionFlags	Schreiben	Setzt `canDelete`-Flag basierend auf aktiven Bestellreferenzen

Bestellungen-Trigger¶

Trigger	Ereignis	Beschreibung
onOrderCreatedQueueExport	Erstellt	Reiht neue Bestellung in die Export-Queue ein (mit Storno-Wartefrist)
onOrderCancelledRemoveFromExportQueue	Schreiben	Entfernt stornierte Bestellungen aus der Export-Queue
onOrderWrittenReduceStock	Schreiben (→ Status 1)	Reduziert Lagerbestand bei Auftragsbestätigung
onOrderWrittenRestoreStock	Schreiben (→ Status 5)	Stellt Lagerbestand bei Stornierung wieder her

Authentifizierung-Trigger¶

Trigger	Ereignis	Beschreibung
onShopUserPermissionChanged	Schreiben	Aktualisiert JWT-Claims bei Berechtigungsänderungen
onErpUserDocumentCreated	Erstellt	Setzt `appType`-Claim für neue ERP-Benutzer

Such-Index-Trigger (N-Gram)¶

Trigger	Ereignis	Beschreibung
onArticleCreatedBuildNgrams	Erstellt	Baut Suchindex für neuen Artikel
onArticleUpdatedBuildNgrams	Aktualisiert	Aktualisiert Suchindex bei Artikeländerung
onCustomerCreatedBuildNgrams	Erstellt	Baut Suchindex für neuen Kunden
onCustomerUpdatedBuildNgrams	Aktualisiert	Aktualisiert Suchindex bei Kundenänderung
onOrderCreatedBuildNgrams	Erstellt	Baut Suchindex für neue Bestellung
onOrderUpdatedBuildNgrams	Aktualisiert	Aktualisiert Suchindex bei Bestellungsänderung

Trigger-Protokolleintrag¶

Jede Ausführung wird mit folgenden Details protokolliert:

Feld	Beschreibung
Trigger-ID	Interner Bezeichner
Ereignis	`create`, `update`, `delete`, `write`
Sammlung	Firestore-Collection (z. B. `customers`)
Dokument-ID	Betroffenes Dokument
Status	`Erfolgreich` oder `Fehlgeschlagen`
Dauer (ms)	Ausführungszeit in Millisekunden
Fehler	Fehlermeldung bei Misserfolg
Metadaten	Zusätzliche Details (z. B. Anzahl bereinigter Datensätze)

14. Connectoren (Externe Systeme)¶

Connectoren ermöglichen die bidirektionale Integration mit externen Systemen für Datenimport und -export.

Verfügbare Connector-Typen¶

14.1 Microsoft Business Central¶

Import: Kunden, Artikel, Bestellungen
Export: Bestellungen
Authentifizierung: OAuth2 (Azure Active Directory)
Konfiguration:
Tenant-ID (GUID)
Application-ID (Client-ID)
Application-Secret (Client-Secret)
Zielumgebung (z. B. „Production")
Unternehmens-ID (Company GUID)

14.2 Shopify¶

Import: Produkte, Bestellungen
Export: Bestellungen
Authentifizierung: API-Schlüssel / Bearer Token
Konfiguration:
Shopify-Shop-Name (z. B. „meinshop.myshopify.com")
API Access Token

14.3 WooCommerce¶

Import: Produkte, Bestellungen
Export: Bestellungen
Authentifizierung: Basic Auth oder API-Schlüssel
Konfiguration:
WooCommerce Store-URL
Consumer Key
Consumer Secret

14.4 REST API (Generisch)¶

Import: Benutzerdefiniert über Endpunkte
Export: Benutzerdefiniert über Endpunkte
Authentifizierung: OAuth2, API-Schlüssel, Bearer Token oder Basic Auth
Konfiguration: Individuell definierte Endpunkte pro Ressource

14.5 FTP/Excel-Import¶

Import: CSV/Excel-Dateien über FTP/SFTP
Export: Nicht unterstützt
Konfiguration:
FTP/SFTP-Server (Host, Port)
Benutzername und Passwort
Remote-Pfad zu den Dateien

14.6 Datenbank¶

Import: Direkte Datenbankabfragen
Unterstützte Datenbanken: MySQL, PostgreSQL, MSSQL
Konfiguration:
Datenbank-Host und Port
Benutzername und Passwort
Datenbankname
SQL-Abfrage

Connector-Konfiguration¶

Jeder Connector wird über einen Assistenten (Wizard) eingerichtet:

Typ auswählen: Connector-Typ aus der Liste wählen
Zugangsdaten: Authentifizierungsinformationen eingeben
Import/Export konfigurieren: Aktivieren welche Daten importiert/exportiert werden
Zeitplan festlegen: Synchronisierungsintervall einstellen
Feldzuordnung: Mapping zwischen externem und EasySale-Datenmodell

Synchronisierungsmodi¶

Modus	Beschreibung
Inkrementell	Nur geänderte Datensätze werden synchronisiert
Nur erstellen	Nur neue Datensätze importieren
Aktualisieren & erstellen	Bestehende aktualisieren, neue anlegen
Komplett ersetzen	Alle Daten löschen und neu importieren

Bestell-Export-Ablauf¶

Wenn der Bestell-Export über einen Connector aktiviert ist:

Bestellung erstellt → Trigger onOrderCreatedQueueExport wird ausgelöst
Export-Queue → Bestellung wird mit Zeitstempel in die Queue eingereiht
Storno-Wartezeit → System wartet die konfigurierte Storno-Frist ab (Standard: 15 Min.)
Fälligkeitsprüfung → Wenn das Lieferdatum näher ist, wird früher exportiert
Cloud Task → Geplanter Task wird zum Ausführungszeitpunkt gestartet
Export → Connector-spezifische Export-Funktion überträgt die Bestellung
Sync-Status → Bestellstatus wird aktualisiert (inkl. externe ID und Fehlerinformationen)

Bei Fehlern wird automatisch mit exponentiellem Backoff wiederholt. Nach Erschöpfung aller Versuche wird die Bestellung in den „Dead Letter"-Status versetzt.

15. Tutorial-System¶

Das ERP-System beinhaltet ein interaktives Tutorial, das neue Benutzer Schritt für Schritt durch alle Funktionen führt.

Funktionsweise¶

Automatischer Start: Das Tutorial startet automatisch beim ersten Login
Lottie-Animationen: Ein animierter Helfer begleitet durch die Schritte
Interaktiv: Manche Schritte warten auf eine Benutzerinteraktion (Klick auf markiertes Element)
Feature-gesteuert: Schritte werden nur angezeigt, wenn das entsprechende Feature aktiv ist

Tutorial-Bereiche (24+ Schritte)¶

Bereich	Beschreibung
Navigation	Erklärung des Logos, Dashboards und aller Menüpunkte (Kunden, Artikel, Bestellungen, Registrierung, Kundenlisten, Benachrichtigungen, SAM KI, Einstellungen)
Dashboard	Überblick über KPIs und Statistiken
Kunden	Suche, Kategoriefilter, Listeninteraktion
Artikel	Suche, Kategoriefilter, Listeninteraktion
Bestellungen	Suche, Listenfunktionen, Massenexport (PDF/Excel)
Registrierung	Benutzerfreigabe-Workflow
Kundenlisten	Listenverwaltung und Kundenzuordnung
Benachrichtigungen	Erstellen und Versenden von Push-Nachrichten
SAM KI	Einführung in den KI-Assistenten
Einstellungen	Benutzerverwaltung, Theme-Anpassung, Integrationen

Zieltypen¶

Typ	Beschreibung
navbar	Navigationsleisten-Buttons werden hervorgehoben
page	Ganze Seiten werden erklärt
header	Kopfbereich-Elemente (Suche, Filter)
listView	Listen-Interaktionen werden demonstriert
settings	Einstellungsdialog-Elemente
custom	Benutzerdefinierte Positionierung

15.1 N-Gram-Suchindex¶

EasySale verwendet ein N-Gram-basiertes Suchsystem für die Volltextsuche in Kunden, Artikeln und Bestellungen:

Automatische Indexierung: Bei jedem Erstellen oder Aktualisieren eines Datensatzes werden N-Gramme generiert (Trigger: onArticleCreatedBuildNgrams, onCustomerCreatedBuildNgrams, onOrderCreatedBuildNgrams)
Partielle Suche: Ermöglicht Suche nach Wortteilen (z. B. „Schokolade" findet auch bei Eingabe von „Schoko")
Mehrsprachig: Indiziert alle sprachlichen Varianten eines Datensatzes
Firestore-optimiert: N-Gramme werden als Array-Feld gespeichert und über array-contains-Abfragen durchsucht – deutlich schneller als Client-seitige Filterung

15.2 Plugin-System (Erweiterbarkeit)¶

EasySale unterstützt ein Plugin-System, das es ermöglicht, mandantenspezifische Erweiterungen ins System einzubinden, ohne den Kerncode zu ändern.

ERP-Plugins¶

Plugin-Typ	Position	Beschreibung
Navigationsleisten-Plugin	Nach Dashboard / Nach Kunden / Nach Artikeln / Nach Bestellungen / Am Ende	Fügt eigene Seiten in die ERP-Navigation ein
Einstellungs-Plugin	In den Einstellungen	Eigene Konfigurationsseiten im Einstellungsbereich
Tab-Plugin	Kunden- oder Artikel-Detailseite	Benutzerdefinierte Tabs in der Detail-Ansicht
Artikel-Erstellungs-Plugin	Im Artikel-Erstellen-Dialog	Zusätzliche Schritte beim Anlegen neuer Artikel

Shop-Plugins¶

Plugin-Typ	Beschreibung
Bottom-Nav-Bar (Mobile)	Zusätzliche Tabs in der mobilen Navigation
Top-Bar (Web)	Zusätzliche Elemente in der Web-Navigationsleiste
Artikel-Seiten-Plugin	Erweiterungen auf der Artikelübersichtsseite
Artikeldetail-Plugin	Zusatzinhalte auf der Artikeldetailseite
Warenkorb-Plugin	Erweiterungen im Warenkorb
Profil-Plugin	Zusätzliche Sektionen auf der Profilseite
Feed-Plugin	Benutzerdefinierte Feed-Eintragstypen

Tab-Registry¶

Kunden- und Artikel-Tabs werden über eine Tab-Registry verwaltet: - Mandanten können über die ClientConfig Tabs umbenennen, umsortieren, ausblenden oder eigene benutzerdefinierte Tabs hinzufügen - Pro Tab sind konfigurierbar: Name, Icon, Sichtbarkeit, Position

16. Sicherheit & Datenschutz¶

EasySale ERP implementiert umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten.

Authentifizierung & Autorisierung¶

Maßnahme	Beschreibung
Firebase Authentication	Sichere Anmeldung mit E-Mail/Passwort
JWT-Claims	Rollenbasierte Zugriffskontrolle über Custom Claims (appType, customerIds, adminCustomerIds)
Session-Management	Sichere Session-Verwaltung mit Token-Rotation
Rate Limiting	Schutz vor Brute-Force-Angriffen

Datensicherheit¶

Maßnahme	Beschreibung
SSL Certificate Pinning	Schutz vor Man-in-the-Middle-Angriffen
Verschlüsselter Speicher	Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert
Server-seitige Preisvalidierung	Verhinderung von Preismanipulationen (CWE-602)
Firestore Security Rules	Datenbankregeln erzwingen Zugriffsrechte

Gerätesicherheit¶

Maßnahme	Beschreibung
Jailbreak-/Root-Erkennung	Warnung bei kompromittierten Geräten
Kompromittierte Geräte	Eingeschränkter Zugang bei Sicherheitsrisiko
Sicheres Logging	Produktionsumgebung loggt keine sensiblen Daten

DSGVO-Konformität¶

Die automatisierten Jobs (Kapitel 12) unterstützen die DSGVO-Compliance:

Inaktive Kunden löschen: Kunden ohne Bestellungen nach konfigurierbarer Frist
Inaktive Benutzer löschen: Benutzer ohne Login nach konfigurierbarer Frist
Alte Bestellungen löschen: Bestellungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Alte Benachrichtigungen löschen: Benachrichtigungen nach konfigurierbarer Frist
Ungenutzte Artikel löschen: Artikel ohne Bestellungen nach konfigurierbarer Frist
AGB-Versionierung: Nachvollziehbare Zustimmungshistorie pro Benutzer

Sicherheitsprotokollierung¶

Alle administrativen Aktionen werden protokolliert
Trigger-Ausführungen werden mit Zeitstempel und Status gespeichert
Job-Ausführungshistorie mit Fehlerdetails

Teil I – ERP-System (Verwaltung)¶

1. Einführung¶

Systemarchitektur¶

Anmeldung (ERP)¶

Auto-Logout bei Inaktivität¶

2. Rollen & Berechtigungen¶

2.1 ERP-Benutzerrollen¶

Berechtigungsmatrix ERP¶

Besonderheiten der Rollen¶

Connector-Sperre¶

2.2 Shop-Benutzerrollen (Kundenbenutzer)¶

Berechtigungsmatrix Shop¶

Automatische Administrator-Vergabe¶

Multi-Kunden-Zugriff¶

2.3 JWT-Claims & Autorisierung¶

ERP-Benutzer¶

Shop-Benutzer¶

Automatische Claim-Aktualisierung¶

3. Dashboard¶

Zeitraum-Filter¶

KPI-Leiste (Kurz-Informationen)¶

Statistik-Karten (2×2 Layout)¶

Karte 1: Umsatzentwicklung (links oben)¶

Karte 2: Top 5 Artikel (rechts oben)¶

Karte 3: Top Länder nach Umsatz (links unten)¶

Karte 4: Top 5 Kunden (rechts unten)¶

Statistik-Berechnung und Caching¶

Statistik-Drilldown¶

4. Kunden¶

Kundenübersicht¶

Kunden erstellen (Editor)¶

Allgemeine Daten¶

Kontaktdaten¶

Adressdaten¶

Liefertage¶

Erweiterte Einstellungen¶

Kundensperre¶

Jahreskalender-Ansicht¶

Kundenspezifische Liefermuster¶

Kundendetailseite (9 Tabs)¶

Tab 1: Stammdaten¶

4-Wochen-Lieferkalender¶

Einstellungen-Block¶

Kontakt-Block¶

Adress-Block¶

Liefertage-Block¶

Tab 2: Artikel¶

Suche & Filter¶

Pagination¶

Artikelkarten-Anzeige¶

Tab 3: Benutzer¶

Tabellenspalten¶

Aktionen pro Benutzer¶

Tab 4: Bestellungen¶

Tabellenspalten¶

Sortierung & Navigation¶

Tab 5: Statistiken¶

KPI-Karten (4 Karten)¶

Umsatzdiagramm¶

Top-Artikel-Karte¶

Datenladung¶

Tab 6: Feed¶

Eintragstypen¶

Felder pro Feed-Eintrag¶

Suche & Filter¶

Feed-Editor (4-Tab-Dialog)¶

Aktionen auf Feed-Einträgen¶

Tab 7: Einkaufslisten¶

Einkaufslisten-Felder¶

Felder pro Listenposition¶

Darstellung¶

Aktionen¶

Tab 8: Lieferadressen¶

Adressfelder¶

Darstellung¶

Aktionen¶

Tab 9: Einstellungen¶

Sektion 1: Benachrichtigungsgruppen¶

Sektion 2: Kundenlisten¶

Layout beider Sektionen¶